1.1. OBJETIVO

El objetivo del presente Manual es dar a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública, los procesos y procedimientos que el Ministerio de Salud y Protección Social desarrolla en sus procesos de contratación, promoviendo de esta forma, la adecuada y oportuna aplicación de los principios y normas aplicables a la contratación estatal, así como la ejecución eficaz y eficiente de los recursos públicos que le sean asignados.

1.2. NATURALEZA JURÍDICA DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

El Ministerio de Salud y Protección Social es un organismo público que hace parte del Sector Central de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

En el marco de sus competencias, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene como objetivos, formular, adoptar, dirigir, coordinar, ejecutar y evaluar la política pública en materia de salud, salud pública, y promoción social en salud, así como participar en la formulación de las políticas en materia de pensiones, beneficios económicos periódicos y riesgos profesionales, todo esto a través de la institucionalidad que comprende el sector administrativo.

Además, el Ministerio de Salud y Protección Social dirige, orienta, coordina y evalúa el Sistema General de Seguridad Social en Salud y el Sistema General de Riesgos Laborales en lo de su competencia; así como también se encarga de formular, establecer y definir los lineamientos relacionados con los sistemas de información de la Protección Social.

1.3. RÉGIMEN JURÍDICO DE CONTRATACIÓN

De acuerdo con su naturaleza jurídica, la contratación del Ministerio de Salud y Protección Social se encuentra regida por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y demás normas que las modifiquen o sustituyan.

En cumplimiento de la citada normatividad, el Ministerio de Salud y Protección Social deberá atender en su gestión contractual, los principios que establezca la normatividad vigente en materia de contratación estatal.

1.4. INICIATIVA DEL GASTO

La iniciativa del gasto estará en cabeza de los jefes de cada dependencia. Cuando se trate de asuntos misionales, serán los viceministros los encargados de avalar y autorizar dichas iniciativas.

Por su parte, la iniciativa del gasto en asuntos estratégicos estará en cabeza del secretario general.

Cabe resaltar que, a la fecha de expedición del presente Manual, mediante Resolución No. 435 del 12 de marzo de 2024, el Ministerio de Salud y Protección Social estableció las funciones de los responsables de los proyectos de inversión y funcionamiento en el Ministerio, esto en aras de contribuir a la adecuada consecución de los fines de la función administrativa, salvaguardar los recursos públicos y garantizar el principio de responsabilidad. Sin perjuicio de lo anterior, teniendo en cuenta que el mencionado acto administrativo podrá ser modificado o sustituido, se aclara que, para el presente Manual, aplicará lo dispuesto en la Resolución que se encuentre vigente, ya sea la aquí mencionada o aquélla que la modifique o sustituya.

1.5. ORDENADOR DEL GASTO

El artículo 61 de la Ley 489 de 1998, en concordancia con el numeral 9 del artículo 6 del Decreto Ley 4107 de 2011 - normas vigentes en la fecha de expedición del presente Manual -, establecen como función a cargo de los ministros, suscribir en nombre de la Nación y de conformidad con el Estatuto General de Contratación y la Ley Orgánica de Presupuesto, los contratos relativos a asuntos propios del ministerio, previa delegación del Presidente de la República.

De esta forma, en atención a la facultad establecida en los artículos 12 de la Ley 80 de 1993, 9 de la Ley 489 de 1998 y 21 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas que los modifiquen o sustituyan, la ordenación del gasto del Ministerio de Salud y Protección Social se encuentra actualmente delegada en cabeza del Secretario General.

1.6. CÓMITE DE CONTRATACIÓN

Es el órgano asesor y consultivo que apoya durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual, los asuntos a través de los cuales, mediante acto administrativo fuesen reglamentados.

Su creación, organización y funciones se encuentran reglamentadas mediante Resolución No. 1884 del 5 de octubre de 2022 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, modificada por la Resolución No. 1427 del 13 de agosto de 2024 – norma vigente a la fecha de expedición del presente Manual -. Sin perjuicio de lo anterior, teniendo en cuenta que el mencionado acto administrativo podrá ser modificado o sustituido, se aclara que, para el presente Manual, aplicará lo dispuesto en la Resolución que se encuentre vigente, ya sea la aquí mencionada o aquella que la modifique o sustituya.

Cabe resaltar que, en el marco del Sistema Integrado de Gestión, el área que solicite la contratación deberá exponer al Comité, además de todas las condiciones propias del negocio jurídico solicitado, las implicaciones o impactos que en materia de política pública conlleva la contratación en cuestión, señalando tanto los resultados que espera obtener, como la incidencia de estos en el logro de los cometidos institucionales y en las metas del Plan Nacional de Desarrollo.

• Acta de inicio: Documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista, en el cual se estipula la fecha de inicio del contrato.

• Acuerdos comerciales: Tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

• Acuerdo Marco de Precios: Contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las entidades estatales de bienes y servicios de características técnicas uniformes, en la forma, plazo y condiciones allí establecidas.

• Bienes y servicios de características técnicas uniformes: Bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición.

• Clasificador de Bienes y Servicios: Sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

• Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento que emite el área responsable del presupuesto de la Entidad, mediante el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la adopción de los compromisos que se derivarán de la celebración de un contrato. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente el registro presupuestal.

• Gestión contractual: Conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los procesos de contratación de una entidad estatal.

• Grandes superficies: Establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Manual de contratación: Documento que da a conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública los flujos de proceso y organigrama que cada Entidad Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual.

• Orden de Compra: Manifestación de la voluntad de la entidad compradora de vincularse a un acuerdo marco de precios, un instrumento de agregación de demanda, o a una adquisición a través de grandes superficies en la Tienda Virtual del Estado Colombiano o la plataforma que establezca para este propósito, obligarse a sus términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el proveedor y la entidad compradora.

• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

• Registro Presupuestal: Operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta de forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea destinada a otro fin.

• Pliegos de condiciones: Los pliegos de condiciones son documentos que establecen las características, normatividad y reglamentación bajo las cuales se llevará a cabo un proceso de contratación, conteniendo en ellos los principios de básicos de la contratación estatal.

• Pliegos de condiciones tipo: Documentos estandarizados de pliegos de condiciones, mediante los cuales el Gobierno Nacional establece un marco de requisitos generales para procesos de selección de contratistas. En dichos documentos se indican las condiciones generales de los requisitos habilitantes, así como los factores técnicos y económicos de escogencia, según correspondiera para cada modalidad de selección.

3.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Es el instrumento utilizado por las entidades estatales con la finalidad de planificar toda actividad relacionada con compras y contratación pública, permitiéndoles identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras, servicios, y diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

El Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.1.1.4.1. o la norma que lo modifique o sustituya, establece las condiciones que deben tener en cuenta las entidades para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe ser publicado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, o la que haga sus veces, a más tardar el 31 de enero de cada año, según lo establecido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 o la norma que lo modifique o sustituya.

Sin perjuicio de la salvaguarda del principio de planeación, el Ministerio realizará actualizaciones al Plan Anual de Adquisiciones en los siguientes eventos de carácter imprevisto:

1. Cuando haya necesidad de ajustar los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos;

2. En el evento de requerirse incluir nuevas obras, bienes y/o servicios;

3. Cuando sea necesario excluir obras, bienes y/o servicios; y,

4. Cuando se dé la necesidad de modificar el presupuesto anual de adquisiciones.

3.2. SOLICITUDES DE CONTRATACIÓN

La solicitud de contratación es un requerimiento por medio del cual, el área interesada solicita dar inicio al Proceso de Contratación y deberá estar acompañada por los documentos mínimos para la selección del contratista.

En la etapa de planeación, la dependencia que identifique la necesidad de adquirir una obra, bien o servicio, elaborará los documentos que soporten la necesidad a contratar, tales como: (i) estudios previos, (ii) estudios de mercado y del sector, (iii) identificación, asignación, estimación y cobertura de riesgos, (iv) definición de los requisitos habilitantes y criterios de evaluación y calificación de las propuestas, teniendo en cuenta los planes y políticas nacionales, territoriales y su necesidad de articulación y (v) todos los demás que apliquen, conforme la modalidad de selección o tipología contractual que se requiera. Los documentos en mención sirven, no sólo de soporte para el análisis de las necesidades del Ministerio y la conveniencia de la futura contratación, sino también para la estructuración del proyecto de pliego de condiciones y sus anexos.

3.2.1. ANÁLISIS DEL SECTOR

Hace referencia al proceso de planificar, recopilar, analizar y comunicar datos relevantes acerca de los proveedores de un bien o servicio, disponibilidad en el mercado local, nacional o internacional y de sus posibles distribuidores, tendencias y características del comportamiento del sector económico, así como un análisis de los costos directos e indirectos en los que incurriría la entidad para la ejecución del contrato/convenio, con la finalidad de contar con sólidos argumentos para tomar decisiones referentes al futuro proceso de selección y relacionadas con su modalidad, requisitos habilitantes, riesgos, presupuesto estimado, carga tributaria que aplique para cada bien o servicio, así como los costos directos e indirectos, AIU, e incluir el IVA, si este se causa, entre otros. El análisis del sector relativo a la contratación deberá contener un análisis legal, comercial, financiero, organizacional, técnico y del riesgo de la contratación a desarrollar, con apego a lo dispuesto en la Guía de Elaboración de Estudios del Sector expedida por Colombia Compra Eficiente o por la entidad que haga sus veces, que se encuentre vigente al momento de elaborar los mencionados documentos. Igualmente, deberán observarse las circulares, guías y demás directrices internas que sobre el particular expida el Ministerio.

El análisis del sector y estudio de mercado será realizado con base en los documentos técnicos elaborados por la dependencia líder de la necesidad de contratación, y de acuerdo con sus resultados, contendrá el análisis y recomendaciones de los criterios que deban ser adoptados en el proceso de contratación, para favorecer la libre concurrencia de oferentes, de acuerdo con la modalidad de contratación y las particularidades del proceso.

3.2.1.1 ANÁLISIS DE MERCADO

El estudio de mercado es el instrumento que permite establecer los precios de los bienes y/o servicios que pretende adquirir una entidad estatal, generando la estructuración y justificación del presupuesto estimado de un proceso de contratación. Tiene como objetivo realizar el análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar de acuerdo con su verificación en el mercado. Como resultado de dicho análisis, la Entidad podrá determinar precios de referencia, identificar su variación en el tiempo, analizar diferentes escenarios para establecer la relación de costo/beneficio, realizar proyecciones de precios, analizar las variables consideradas para calcular el presupuesto oficial o precio del contrato, entre otras.

En cumplimiento de lo señalado en el artículo 1 1 del Decreto 1600 de 2024, al llevar a cabo el procedimiento de investigación y análisis o estudio del mercado, no se realizarán consultas cerradas ni direccionadas a grupos reducidos de empresas.

En consecuencia, y de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1600 de 2024, las áreas técnicas responsables de los procesos contractuales deberán garantizar la realización de consultas del mercado mediante Solicitudes de información a los Proveedores a través del Sistema Electrónico de Compras Públicas o cualquier otro canal que garantice que dichas cotizaciones no sean resultado de consultas cerradas ni direccionadas a grupos reducidos de empresas.

En caso de no conseguir la información suficiente en el procedimiento de solicitud de información, cualquiera de los siguientes factores puede tenerse en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado, así:

Cotizaciones.

El estudio de costos puede efectuarse, además, mediante la solicitud de cotizaciones a empresas del sector de los bienes o servicios requeridos, verificación de precios o condiciones de mercado en Internet (dejando constancia escrita en el documento de análisis del sector, por parte del apoyo o profesional encargado del proceso, donde se detalle la gestión realizada a través de llamadas, visitas técnicas, empresas contactadas, resultados obtenidos y novedades encontradas), así mismo, la utilización de datos y cifras históricas obtenidas de experiencias anteriores efectuadas por la administración, y en general cualquier mecanismo que permita precisar el valor comercial del bien o servicio a contratar.

Para proyectar el presupuesto oficial en caso de que se obtengan cotizaciones o valores en moneda extranjera y que se contemple la posibilidad de aceptar las variaciones en el valor de la misma, teniendo en cuenta que el pago es posterior, habría que dejar contemplado en el análisis del sector, las circunstancias o variables que afectarían dicho presupuesto, con el fin de tomar medidas al respecto, ya que pueden surgir cambios que afecten dicha proyección.

Condiciones Comerciales.

Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además, si es necesario, se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.

El análisis del sector debe cubrir tres áreas:

Aspectos generales: La entidad estatal debe revisar los aspectos generales del mercado del bien, obra o servicio, por lo tanto, deberá analizar los factores económicos, técnicos y regulatorios, los cuales pueden tener un alcance local, regional, nacional o internacional dependiendo del proceso de contratación.

Análisis de la demanda: Cómo ha adquirido la entidad estatal en el pasado este bien, obra o servicio; análisis histórico interno donde se identifica a través de qué proceso de contratación se ha adquirido el bien o servicio, cuánto ha pagado por ello, quiénes han sido sus proveedores, etc.

Análisis de la oferta: Hace referencia a quién vende, permite identificar los proveedores, en el mercado nacional e internacional. Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios.

En todo caso, el Ministerio de acuerdo con la modalidad de selección aplicará las recomendaciones sugeridas por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente –, respecto a la(s) metodología(s) o herramienta(s) para realizar el estudio del sector y de los oferentes por tipología contractual adoptada(s) a través de la(s) guía(s) o manual(es) que expida para el efecto.

Así las cosas, el área técnica responsable del proceso contractual consultará las condiciones del mercado y el costo del bien o servicio, ubicando las diferentes fuentes de información, así:

Fuente interna:

En el contexto de fuentes internas, se consulta al precio histórico de una contratación realizada y ejecutada durante vigencias anteriores con similar objeto al del análisis de mercado.

Fuente externa:

Se acude en el mercado a proveedores que de acuerdo al servicio que prestan tienen la vocación para participar del proceso de selección, cotizando la prestación del servicio.

Así mismo, a través de la página de contratación del Estado, se ubican los procesos que con igual o similar objeto han adelantado otras Entidades públicas; lo anterior, con el propósito de determinar características del producto, proveedores, costos y en general tener un amplio conocimiento en el servicio requerido por la Entidad.

En los documentos del proceso se dejará constancia de: (i) la verificación de la ausencia de inhabilidades e incompatibilidades de las empresas que coticen, (ii) del proceso que permitió la determinación del precio, (iii) el mecanismo seleccionado para fijarlo y (iv) la justificación de esa elección, de conformidad con lo señalado en el artículo 2.1.4.3.2.1 del Decreto 1600 de 2024.

3.2.2. ANÁLISIS Y ESTUDIOS PREVIOS

Los análisis, estudios y documentos previos, hacen referencia a requisitos de orden legal que deben preceder todo proceso contractual con independencia de su modalidad de selección, con las particularidades de la naturaleza de cada contrato (estudios de costos, , documentos técnicos, planos, diseños, condiciones técnicas con la respectiva viabilidad técnica, los capítulos de contenido técnico del Pliego de Condiciones (para los casos de convocatoria pública) y los formatos de índole técnico y económico, o los que apliquen según el caso específico).

Estos documentos son indispensables dentro del proceso contractual, en tanto son el soporte de la planeación que realiza el área técnica respectiva para identificar una necesidad, priorizarla y recomendar al ordenador del gasto que sea suplida mediante determinada contratación. En tal sentido, su contenido es responsabilidad de las áreas generadoras de cada necesidad contractual.

Para la elaboración de los documentos previos, el área líder de la necesidad deberá cumplir lo dispuesto sobre el particular en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública para cada modalidad de selección, así como el procedimiento que para el efecto haya expedido la Entidad con la utilización de los formatos y guías correspondientes y la observancia de las circulares y orientaciones implementadas por el Ministerio.

3.2.2.1. CONTENIDO MÍNIMO DEL DOCUMENTO DE ESTUDIOS PREVIOS

El documento de estudios previos debe contener como mínimo, lo señalado en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifique o sustituya.

A continuación, se relacionan expresamente todos los aspectos que, además de los mínimos establecidos por la normatividad vigente, deben contener los estudios previos para el caso de los procesos de contratación que convoque el Ministerio de Salud y Protección Social:

1. Descripción de la necesidad que pretende satisfacer la entidad pública con la contratación a celebrar, la utilidad o beneficio que reporta para la entidad, razones que sustentan la contracción dentro del plazo en que se ejecutará el contrato/convenio.

2. Descripción de las especificaciones técnicas mínimas de los insumos, bienes, productos, obras o servicios a entregar.

3. Identificación del objeto del contrato o convenio, indicando sus especificaciones técnicas autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, cuando el contrato incluya diseño y construcción.

4. Análisis e identificación si el objeto de la contratación se tipificaría dentro de alguno de los documentos tipo vigentes y desarrollado por La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente u entidad competente.

5. Plazo de ejecución razonable y posible de cumplir sin exceder la vigencia fiscal, salvo que se cuente con la aprobación de vigencias futuras.

6. Lugar de ejecución.

7. Domicilio contractual.

8. El valor estimado del contrato o convenio soportado en los precios del mercado y la justificación de este.

9. Forma de pago. Respecto a los pagos anticipados y anticipos, sólo de cumplirse con los requisitos legales para estipularlos, estos no podrán superar el 50% del valor del contrato/convenio y para los desembolsos, deberán ajustarse a los requisitos que determine la normatividad vigente; de igual forma deberá constituirse la respectiva garantía única de cumplimiento en la cual se incluya el amparo de buen manejo del anticipo o pago anticipado.

10. Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

11. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

12. Indicación de los factores de selección de la oferta más favorable, tanto los requisitos que habilitan (capacidad jurídica, financiera, organizacional y/o experiencia) para presentar propuesta, como los criterios de evaluación de la oferta (económico, técnico, de apoyo a la industria nacional y/o población vulnerable).

13. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Comercial vigente para el Estado Colombiano.

14. Análisis del sector económico sobre el cual recaerá la contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera y organizacional.

15. Descripción detallada de las obligaciones, actividades, productos, bienes o informes que debe entregar el contratista a la entidad.

16. Obligaciones de la entidad, (realizar pagos, entregar información).

17. Análisis sobre la necesidad de contar con interventoría para el contrato, de conformidad con lo señalado en el parágrafo primero del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 o la norma que lo modifique o sustituya, en caso de que éste supere la menor cuantía de la entidad. Igual análisis deberá realizarse cuando la Entidad requiera contratar personal de apoyo para el ejercicio de la supervisión.

18. Obligaciones y medidas ambientales que debe aplicar el contratista para la ejecución del objeto del contrato o convenio.

19. Análisis de los riesgos previsibles de la contratación y la forma de mitigarlos.

20. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. La definición de las garantías que se soliciten en los procesos de contratación deberá ser coherente con el objeto del proceso, la tipología contractual y la complejidad o especialidad de los riesgos a cubrir.

21. Análisis de la aplicabilidad de criterios y obligaciones ambientales (Compras Públicas Sostenibles).

22. Arbitramento (Cláusula Compromisoria) en los casos en los que se estime debe aplicar, junto con su correspondiente justificación.

23. El plazo para adelantar la liquidación del contrato o convenio.

24. Cuando se celebren contratos o convenios que generen derechos de autor, se debe determinar en los estudios previos lo relacionado con la facultad de explotarlos económicamente (cesión de derechos económicos), así como también la definición del tema dentro del marco normativo que regula la materia.

En el marco de la planeación de los procesos de selección, se analizarán las variables que permitirán estructurar los requisitos habilitantes para los procesos de selección y criterios de evaluación de las ofertas. El análisis y establecimiento de los requisitos se determinará desde los estudios del sector, con la debida justificación y soporte técnico, guardando proporción con el objeto del contrato, su valor, complejidad, plazo, forma de pago y el riesgo asociado al proceso de contratación. Algunos de los ítems a considerar en el proceso son:

1. Requisitos Habilitantes de Orden Técnico. La definición de los requisitos técnicos habilitantes será competencia del área líder de la necesidad, con el apoyo del Grupo de Gestión Contractual. Con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes y la aplicación de los demás principios de la contratación, podrá realizar recomendaciones al área de donde proviene la necesidad en cuanto a la definición de estos requisitos. Las exigencias técnicas habilitantes solicitadas en los estudios previos deben ser adecuadas y proporcionales al objeto a contratar.

2. Requisitos Habilitantes de Capacidad Jurídica. La definición de los requisitos jurídicos será responsabilidad del Grupo de Gestión Contractual, conforme a los criterios establecidos en la ley.

3. Requisitos Habilitantes de Capacidad Financiera y Organizacional. La Dependencia solicitante establecerá los requisitos e indicadores financieros de los procesos de selección y serán verificados por la Subdirección Financiera de conformidad con lo establecido en el estudio del sector, análisis de mercado y demás variables; así mismo definirá la capacidad financiera, de organización y capacidad residual requerida, y serán remitidos al área líder de la necesidad para incorporarlos en los documentos previos.

4. Crítérios de Evaluación de las Ofertas. La definición de los criterios de evaluación de las ofertas será propuesta por el área líder de la necesidad y validada por del Grupo de Gestión Contractual de conformidad con el análisis del sector. Los criterios de ponderación o asignación de puntaje solicitados en los estudios previos deben ser adecuados y proporcionales al objeto a contratar. El Grupo de Gestión Contractual, con el fin de garantizar los principios de la contratación, podrá realizar recomendaciones al área de donde proviene la necesidad, en cuanto a la definición de estos criterios.

5. Rechazo de las ofertas. El Ministerio rechazará las ofertas presentadas, en los casos que se señalen en el pliego de condiciones o documento de invitación o equivalente. En todo caso, no podrá rechazarse una propuesta sino conforme a lo dispuesto en la Ley.

6. Aspectos Tributarios. Definida la carga tributaria que aplica según el bien o servicio a contratar, se deberá contemplar su valor, forma de pago y advertir en el estudio previo que cualquier tipo de impuesto que genere la suscripción y ejecución del contrato o convenio, estará a cargo del contratista. Corresponderá a la Subdirección Financiera o quien haga sus veces, según sus competencias, efectuar las retenciones correspondientes en el marco de las normas tributarias vigentes y de acuerdo con la ejecución del contrato/convenio, según corresponda.

7. Plazo en los Contratos. Los documentos previos deben contemplar el tiempo requerido para el cumplimiento exacto del objeto y cada una de las obligaciones a cargo del contratista, así como las actividades que requiera la Entidad para el recibo final.

8. Estrategias de Participación de Población Vulnerable en la Contratación. Las áreas del Ministerio desde la etapa de planeación, en los documentos previos deben dar cumplimiento a la ley y los lineamientos establecidos en materia de población vulnerable en la contratación.

9. Medidas Ambientales. Se incluirán en el estudio previo las obligaciones que en materia ambiental correspondan según la política ambiental y las directrices vigentes adoptadas por el Ministerio.

NOTA: Para la realización de los estudios previos, se deben consultar los formatos establecidos por la Entidad.

3.3. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El Certificado de Disponibilidad Presupuestal, de acuerdo con el artículo 2.8.1.7.2 del Decreto 1068 de 2015 o la norma que lo modifique o sustituya, es “documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registró presupuestal. En consecuencia, los órganos deberán llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades”.

El área solicitante debe gestionar por medio del formato dispuesto para tal fin, la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el cual deberá anexar a la solicitud de contratación presentada al Grupo de Gestión Contractual.

Cuando el proceso contractual se financie con recursos correspondientes al presupuesto de inversión, la solicitud de expedición del certificado de disponibilidad presupuestal es responsabilidad del jefe del área con iniciativa del gasto, y en todo caso, debe contar con la autorización del jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, del Subdirector (a) financiero y del Ordenador del Gasto.

Si se trata de presupuesto de funcionamiento, la solicitud de expedición del certificado de disponibilidad presupuestal es responsabilidad del jefe del área técnica con iniciativa del gasto, y en todo caso, debe contar con la autorización del Ordenador del Gasto y Subdirector(a) financiero o quien haga sus veces.

En ambos casos, la aprobación final para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal corresponde a los ordenadores del gasto.

Si en el certificado de disponibilidad presupuestal se indica la frase “previo concepto”, se debe efectuar el respectivo trámite de manera inmediata por parte de la dependencia solicitante ante la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales o el área que haga sus veces.

En el evento que se requiera de autorización para el compromiso de vigencias futuras, el jefe de la dependencia solicitante de la contratación debe adelantar los trámites para el efecto, conforme a la ley orgánica de presupuesto –Decreto Ley 111 de 1996 o la norma que lo modifique o sustituya - y demás normatividad vigente y aplicable.

Si se han expedido vigencias futuras o varios certificados de disponibilidad presupuestal o un certificado de disponibilidad presupuestal con varios rubros, en los estudios previos debe indicarse el monto de cada vigencia futura, CDP o rubro que se destine para la respectiva contratación, previendo que la sumatoria de las disponibilidades corresponda con el valor total del presupuesto oficial estimado para la contratación requerida.

Adicionalmente, el área técnica solicitante de la contratación deberá indicar en los estudios previos, la forma en que se realizará la afectación de cada certificado de disponibilidad presupuestal, cuando el contrato se respalde con varias disponibilidades presupuestales y/o vigencias futuras.

De otro lado, cuando las contrataciones no impliquen la ejecución de recursos a cargo de la Entidad, se omitirá la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Por último, las contrataciones que se adelanten con presupuesto de otras Entidades públicas, como es el caso de las contrataciones que surgen con ocasión a la ejecución de convenios interadministrativos, la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal se adelantará con base en las disposiciones de la Entidad responsable de los recursos.

3.4. REVISIÓN DE LEGALIDAD POR EL GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

El Grupo de Gestión Contractual de la Secretaría General procederá a verificar que los documentos estén completos y se ajusten a las disposiciones legales, enfocándose en lo siguiente:

1. Verificar que la necesidad y el presupuesto se ajusten a la modalidad de contratación y que esta a su vez esté contemplada en el Plan Anual de Adquisiciones - PAA.

2. Verificar que la descripción de la necesidad de contratación se encuentre debidamente justificada y guarde relación con las especificaciones técnicas, así como con las funciones y competencias de la dependencia solicitante.

3. Verificar la coherencia y redacción entre el objeto y las obligaciones o especificaciones técnicas y su relación con el tipo de contrato a celebrar.

4. Verificar la viabilidad de aplicación de documentos tipo vigentes.

5. Para el caso de contratación de personas naturales, verificar que el perfil propuesto cumpla los requisitos establecidos en la resolución que establece la escala de honorarios y perfiles para contratistas, en los casos en que aplique.

6. Verificar que las solicitudes de contratación contengan todos los documentos necesarios para adelantar la misma, según lo establecido en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública, el presente Manual de Contratación y los listados de verificación documental según la modalidad de contratación.

7. Verificar de manera general que los requisitos habilitantes técnicos, así como los ponderables, guarden coherencia y cumplan con las disposiciones legales respectivas. De manera particular deberán, según el caso, tenerse en cuenta los criterios definidos normativamente para la participación de emprendimientos y empresas de mujeres; fomento y participación de población en pobreza extrema, desplazados, personas en procesos de reintegración o reincorporación a la vida civil, y sujetos de especial protección constitucional, así como de las MiPymes.

8. Verificar, con base en la información proporcionada por los oferentes y en la que reposa en los expedientes públicos registrados ante las Cámaras de Comercio, la existencia o no de situaciones de control de las que participen y, en particular, si son controlantes, controladas o comparten alguna de estas condiciones con otras personas que se encuentren participando en el mismo procedimiento de contratación, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1600 de 2024.

En caso de que la documentación y estudios previos no estén completos, en debida forma o existan dudas sobre su alcance y contenido, dentro del término señalado en los procedimientos internos vigentes en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad para la revisión, según sea la modalidad de contratación aplicable, desde el Grupo de Gestión Contractual se formularán por escrito y/o vía correo electrónico las observaciones al jefe del área solicitante, para que éste aclare, corrija o complemente los documentos y los remita para su nueva verificación. El jefe del área solicitante, con independencia de la desconcentración de funciones, es el responsable de efectuar las correcciones, aclaraciones o ajustes que se requieran, así como de complementar la documentación en los términos señalados en los referidos procedimientos internos vigentes en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, según sea la modalidad de contratación aplicable, los cuales iniciarán su cómputo a partir del recibo de las observaciones.

Si vencido el término fijado por procedimiento interno, no se recibe la documentación corregida y completa, el Grupo de Gestión Contractual devolverá los documentos recibidos al área solicitante, quien, de persistir en la necesidad de contratación, debe efectuar todos los ajustes para solicitar nuevamente el trámite y remitir la documentación completa y ajustada según lo indicado en las observaciones que le fueron formuladas inicialmente. La devolución de una solicitud implica que, en caso de persistir la necesidad, debe ser radicada nuevamente, respetando en todo caso los términos que tenga el área para la contratación de determinada necesidad.

En caso, de que los documentos estén completos y se ajusten a las disposiciones legales, se procederá a adelantar el trámite del proceso de selección respectivo, o las verificaciones a que haya lugar, tratándose de contratación directa o se continuará con el procedimiento de acuerdo con la modalidad de selección de acuerdo con los procedimientos vigentes en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

En atención a lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública - Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 o las normas que las modifiquen o sustituyan, se deberá adelantar la contratación requerida a través de las siguientes modalidades de selección objetiva:

1. Licitación Pública.

2. Selección Abreviada.

   1. Subasta inversa.

   2. Acuerdo marco de precios y otros instrumentos de agregación de la demanda.

   3. Bolsa de productos.

   4. Menor cuantía.

   5. Las demás consagradas en la legislación vigente.

3. Concurso de Méritos (Precalificación o abierto).

4. Contratación Directa.

5. Mínima Cuantía.

6. Procesos competitivos ESAL.

7. Asociaciones Público Privadas – APP.

8. Compras a través de Fondos de la Organización Panamericana de la Salud.

4.1. LICITACIÓN PÚBLICA

Por regla general, la escogencia del contratista se efectuará a través de licitación pública, cuando no proceda ninguna de las causales de contratación de bienes y servicios para las cuales la Ley señale un procedimiento diferente; y además, en aquellos casos en los que el valor de los bienes y/o servicios a adquirir sea superior a las cuantías previstas en el literal b, numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Las principales normas que deben tenerse en cuenta son: Ley 80 de 1993, especialmente el artículo 30; Ley 1150 de 2007; Decreto 1082 de 2015; Ley 1882 de 2018 y demás normas reglamentarias o aquellas que las modifiquen o sustituyan.

4.2. SELECCIÓN ABREVIADA

Corresponde a la modalidad prevista para los eventos en los cuales, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de contratación estatal, la necesidad ya sea conforme a sus circunstancias, cuantía, destinación, tipo de obra o servicio; puede contratarse a través de procesos simplificados para garantizar la eficiencia del Ministerio, tales como el de subasta inversa, bolsa de productos, acuerdos marco de precios o menor cuantía.

4.2.1. SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA - SASI

Es la puja dinámica efectuada de forma presencial o electrónica y busca la reducción sucesiva del precio durante un tiempo determinado.

Aplica para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, cuando el presupuesto del proceso sea superior a la mínima cuantía establecida por la Entidad. Regulada en la Ley 1150 de 2007 literal (a) del numeral 2 del artículo 2. (Artículos 2.2.1.2.1.2.2. al 2.2.1.2.1.2.6. del Decreto 1082 de 2015; o las normas que las modifiquen, aclaren o sustituyan).

El único factor de selección es el menor precio ofrecido en subasta inversa. Todos los demás requisitos y condiciones son habilitantes, de manera que no se asigna puntaje.

Para realizar la subasta se requiere por lo menos de dos proponentes habilitados en el proceso. En caso de que sólo quede habilitado un proponente, se procederá a verificar la oferta económica y en caso de que esta sea igual o inferior al presupuesto oficial, se adjudicará por ese valor, sin que realice ejercicio de subasta.

Para el pliego de condiciones deberá tenerse en cuenta, además de los requisitos concomitantes a todos los procesos de selección, los requisitos establecidos en el artículo 2.2.1.2.1.2.1. y el numeral 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.2. del Decreto 1082 de 2015 o las normas que las modifiquen, aclaren o sustituyan.

4.2.2. ACUERDO MARCO DE PRECIOS Y OTROS INSTRUMENTOS DE AGREGACIÓN DE LA DEMANDA

El Ministerio podrá acudir a los acuerdos marcos de precio que suscriba la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, cuando haya identificado el bien o servicio que deba suplir y el mismo se encuentre en el citado Acuerdo. Para ello, deberá acudir a los catálogos que brinde Colombia Compra Eficiente, y deberá seguir el Proceso de Contratación que para ello diseñe la Agencia Nacional de Contratación Pública (Ver Decreto 310 de 2021).

La gestión de adquisición a través de Acuerdos Marco de Precios y demás instrumentos de agregación de la demanda, requiere que el ordenador de gasto disponga de un usuario registrado en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

El área / dependencia solicitante consultará el catálogo de Acuerdos Marco de Precios e instrumentos de agregación de demanda vigentes, teniendo en cuenta que cada uno de ellos, tiene unos términos y condiciones particulares respecto de las características de los bienes o servicios, tales como las condiciones, entrega, plazo, valor, forma de pago, vigencia para colocar las órdenes de compra, etc.

El área solicitante remitirá al Grupo de Gestión Contractual, el acuerdo marco (minuta) y/o catálogo con que hizo la simulación en archivo plano o web del proceso junto con el CDP y la lista de chequeo.

4.2.3. BOLSA DE PRODUCTOS

El Ministerio deberá realizar el estudio donde identifique y posteriormente compare las ventajas de utilizar la bolsa de productos frente a la subasta interna y el acuerdo marco de precios, garantizando de esta forma, el respeto a los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública.

La adquisición o suministro de bienes o servicios bajo esta modalidad se realizará de conformidad con los artículos 2.2.1.2.1.2.11 a 2.2.1.2.1.2.19 del Decreto 1082 de 2015 (algunos de ellos modificados por el Decreto 2555 de 2010), y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, junto con los reglamentos internos de las bolsas de productos.

Una vez realizada la correspondiente planeación y la solicitud a la bolsa para que realice la rueda de negocios, esta seleccionará al comisionista mediante un procedimiento competitivo de conformidad con el reglamento interno de la respectiva bolsa.

Al respecto, se debe tener en cuenta el Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa y la Circular Única vigente de la Bolsa Mercantil de Colombia, comoquiera que en la actualidad la bolsa de productos autorizada es la Bolsa Mercantil de Colombia – BMC. Sin perjuicio de lo anterior, nada obsta para que al momento de realizar el proceso se encuentren otras bolsas de productos autorizadas y en ese evento, se pueda acudir a ellas (Ver Decreto 310 de 2021).

4.2.4. MENOR CUANTÍA

La adquisición o suministro de bienes o servicios bajo esta modalidad se realizará de conformidad con lo dispuesto en el literal b del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Se realizará para aquellos proyectos que superen la mínima cuantía de la Entidad y no sobrepasen la suma de mil Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (1000 SMMLV). Además, habrá lugar a emplear tal modalidad cuando haya sido declarado desierto un proceso de licitación pública y la necesidad que lo motivó persista, para lo cual se prescindirá de recibir las manifestaciones de interés y el sorteo de oferentes, siempre y cuando dicho proceso se convoque dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta.

4.3. CONCURSO DE MÉRITOS

Esta modalidad de contratación aplica para los estudios necesarios para la ejecución de proyectos, estudios de diagnóstico para programas o proyectos específicos, asesorías técnicas y consultorías. Se encuentra regulada en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en los artículos 2.2.1.2.1.3.1. al 2.2.1.2.1.3.25. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Además, corresponde a la modalidad prevista para la contratación de servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

4.4. CONTRATACIÓN DIRECTA

Esta modalidad establecida en el artículo 2, numeral 4 de la Ley 1150 de 2007 y en los artículos del 2.2.1.2.1.4.1. al 2.2.1.2.1.4.11. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, resulta de aplicación excepcional en el marco de las causales taxativas que incluye la normatividad vigente, pues no exige convocatoria pública ni comparación de ofertas previa.

Esta modalidad de selección se aplicará para las siguientes causales definidas en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007:

• Urgencia Manifiesta.

• Empréstitos.

• Contratos Interadministrativos.

• Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

• Encargo fiduciario.

• Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

• Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

• Arrendamiento o adquisición de inmuebles.

• Contratación de peritos expertos o asesores técnicos para presentar o contradecir el dictamen pericial en procesos judiciales.

También se podrá contratar directamente en los siguientes casos:

• Los contratos o convenios celebrados en virtud del artículo 355 de la Constitución Política de Colombia y la normatividad vigente;

• Los convenios de cooperación regidos bajo el marco de la Ley 489 de 1998;

• Los convenios de asociación con entidades privadas sin ánimo de lucro para cumplir actividades propias de las entidades estatales de los que trata el artículo 5 del Decreto 092 de 2017.

• El comodato de bienes muebles e inmuebles, regido por las normas del Código Civil, y por la restricción particular contenida en el artículo 38 de la Ley 9 de 1989.

• Los Convenios Solidarios establecidos en el Decreto 142 de 2023.

• Las demás que desarrolle la normatividad vigente.

En relación con el acto administrativo de justificación de la contratación directa, este resulta aplicable salvo en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; la contratación de empréstitos; los contratos interadministrativos que celebra el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República y la contratación de bienes y servicios de qué trata el artículo 2.2.1.2.1.4.6 del Decreto 1082 de 2015.

Particularmente, en punto de los contratos y convenios interadministrativos, se resalta lo siguiente:

• La Ley 489 de 1998, en su artículo 95 facultó a las entidades públicas para asociarse entre sí, con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, mediante la celebración de convenios interadministrativos.

• Por su parte, los contratos interadministrativos se encuentran regulados por el Literal c del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

• Tanto para los contratos como para los convenios interadministrativos, resulta aplicable lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

• Para la solicitud de contratación, se debe realizar el trámite de acuerdo con el procedimiento denominado GCOP10 Contratación Directa Convenios y Contratos, el cual se encuentra asociado al Sistema Integrado de Gestión.

4.5. MÍNIMA CUANTÍA

Para la adquisición de bienes, servicios y obras, esta modalidad aplicará en los eventos cuyo presupuesto sea igual o inferior a cien salarios mínimos mensuales legales vigentes (100 SMMLV), sin que el objeto a contratar sea determinante para ello.

Se deberá utilizar el procedimiento previsto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en los artículos 2.2.1.2.1.5.1, 2.2.1.2.1.5.2, 2.2.1.2.1.5.4 y 2.2.1.2.1.5.5 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

El estudio previo para este proceso debe contener como mínimo los requisitos exigidos en el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. Este proceso no requiere de pliego de condiciones sino de invitación pública.

Para adelantar esta modalidad debe tenerse en cuenta el Manual de la Modalidad de Mínima Cuantía expedido por Colombia Compra Eficiente.

Para las adquisiciones de mínima cuantía con grandes superficies por instrumentos de agregación de demanda en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, Colombia Compra Eficiente diseñó e implementó un mecanismo en el cual participan los grandes almacenes registrados en la Superintendencia de Industria y Comercio ofreciendo su catálogo en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

4.6. PROCESOS COMPETITIVOS - ESAL

Para esta clase de procesos de contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro, deberá darse aplicación a lo previsto en el artículo 355 de la Constitución Política y el Decreto 092 de 2017, y demás normas que los modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Para dar aplicación a lo establecido en el precitado Decreto para la celebración de este tipo de contratos, se deberá observar que los contratos no deben comportar una relación conmutativa en la cual haya una contraprestación directa a favor de la entidad estatal y su finalidad se debe circunscribir exclusivamente a promover los derechos de personas en situaciones de debilidad manifiesta o indefensión, los derechos de las minorías, el derecho a la educación, el derecho a la paz, las manifestaciones artísticas, culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana. Asimismo, se deberá determinar que el objeto del contrato corresponda a actividades de interés público.

En tal sentido, para la celebración de estos contratos, las dependencias ejecutoras responsables deberán elaborar los estudios previos donde se establezca el objetivo que se pretende cumplir, verificando que el objeto beneficie a la ciudad y la comunidad y se deben identificar los indicadores de impacto.

Además, en aplicación de lo establecido en el Decreto 092 de 2017, la entidad deberá identificar desde la estructuración de los términos y condiciones para la contratación, la existencia o no en el mercado de más de una entidad sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad. Si en el mercado hay más de una entidad sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, se deberá surtir un proceso competitivo en los términos del artículo 4 del citado Decreto.

Para la celebración de este tipo de contratos, quien represente legalmente al Ministerio debe emitir autorización. Adicionalmente, debe solicitarse el Certificado de Inspección, Vigilancia y Control en el cual conste que la entidad sin ánimo de lucro se encuentra bajo la inspección y vigilancia por parte de la Subdirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de personas jurídicas sin ánimo de lucro.

Para el caso de aquellos contratos que se suscriban con organizaciones indígenas en el marco del Decreto 252 de 2020, se podrá tener como aporte de dichas organizaciones el conocimiento ancestral, de acuerdo con lo dispuesto en el referido Decreto, para lo cual se deberá dejar la respectiva constancia y justificación en los estudios previos.

El Departamento Nacional de Planeación las define en el documento denominado “ABECÉ DE LAS ASOCIACIONES PÚBLICO PRIVADAS”, como un mecanismo que permite vincular capital privado para proveer bienes públicos y servicios asociados a una infraestructura. La Asociación Público-Privada – APP, involucra, dentro del contrato de largo plazo, la retención y transferencia de riesgos entre las partes y la definición de los mecanismos de pago relacionados con la disponibilidad y el nivel de servicio del bien provisto. 

Se encuentran reguladas por la Ley 1508 de 2012 modificada por la Ley 1753 de 2015, Ley 1882 de 2018 y Ley 1955 de 2019 y demás normas que los modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Hay dos tipos de APP: Iniciativa pública e iniciativa privada. En el primer caso, la idea conceptual del proyecto es estructurada por la entidad pública con participación del sector privado. La fuente de pago del proyecto puede ser a través de aportes de recursos públicos, de la explotación económica de la APP o una combinación de éstas. En el segundo caso, la idea conceptual y propuesta proviene del sector privado. En este caso, el privado tiene la responsabilidad de realizar, por su propia cuenta y riesgo, la estructuración del proyecto sin obligación del público a reconocerle los costos asociados.

La Organización Panamericana de la Salud - OPS, es un organismo internacional que tiene como propósito fundamental la promoción y coordinación de los esfuerzos de los países del hemisferio occidental para combatir las enfermedades, prolongar la vida y estimular el mejoramiento físico y mental de sus habitantes.

La OPS es el organismo especializado de salud del sistema interamericano, el cual está encabezado por la Organización de los Estados Americanos (OEA) y también está afiliada a la Organización Mundial de la Salud (OMS) desde 1949, en tanto forma parte del sistema de las Naciones Unidas.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2° de la Constitución de dicho organismo, hacen parte de la OPS dos tipos de miembros: a) Los Gobiernos Miembros y b) Los Gobiernos Participantes.

El Ministerio de Salud y Protección Social suscribió el Acuerdo de Participación No. 093 el 28 de enero de 2010, mediante el cual se establecen las bases para la participación del Gobierno de Colombia – Ministerio de la Protección Social, hoy Ministerio de Salud y Protección Social, en el Fondo Rotatorio Regional para la adquisición de medicamentos e insumos estratégicos de Salud Pública.

De igual forma, en el marco de sus competencias, el 23 de mayo de 2011 la República de Colombia (por intermedio del Ministerio de la Protección Social, hoy Ministerio de Salud y Protección Social) y la Organización Panamericana de la Salud – (en adelante- la OPS), celebraron el Convenio Marco de Cooperación No. 275 de 2011, cuyo objeto consiste en gestionar a través del Fondo Rotatorio de la OPS la adquisición de vacunas, jeringas y otros insumos relacionados para garantizar el programa de vacunación del PAI.

El Fondo Rotatorio de la OPS es un mecanismo de cooperación solidaria, mediante el cual se compran las vacunas, jeringas y suministros afines en nombre de los Estados Miembros participantes. El Fondo Estratégico de la OPS es un mecanismo solidario de compras conjuntas de medicamentos esenciales y suministros estratégicos de salud.

El trámite y celebración de estos convenios se realizará mediante la modalidad de contratación directa referida en el presente Manual y el procedimiento a seguir para la compra a través de los mecanismos de los Fondos Rotatorio y Estratégico de la OPS, se desarrollará conforme a los procedimientos y reglamentos regulados por dichos Fondos y de acuerdo a las condiciones indicadas en el Artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 

Para este tipo de compras se prescinde del acto administrativo de justificación de la contratación directa, en atención a que los mismos no se encuentran enlistados en las causales de contratación directa de que trata el numeral 4° del artículo 2° de la ley 1150 de 2007.

Para satisfacer las necesidades de la Entidad, se determinará la modalidad de contratación según (i) el objeto material que se va a adelantar; (ii) el monto de la contratación, (iii) el tipo de Contrato o (iv) cualquier otra consideración que determine la aplicación del proceso de selección, explicando los fundamentos jurídicos que la sustentan.

En todas las modalidades de selección se debe dar estricta aplicación a los principios que rigen la contratación estatal, a los postulados que rigen la función administrativa y a las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, además de las reglas de interpretación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.

Independiente de la modalidad de selección del Contratista escogida para la adquisición de una obra, bien o servicio, el proceso de contratación debe contar por lo menos, con la siguiente documentación:

5.1. ASPECTOS GENERALES

5.1.1. SECOP

SECOP II es la plataforma transaccional a través de la cual se debe gestionar la contratación realizada con recursos públicos. Por tanto, se deberá ingresar toda la información por parte de las Entidades Estatales y proveedores. La plataforma permite la consulta a las demás entidades, los proveedores, entes de control y la ciudadanía en general.

Están exceptuados de la publicación en SECOP II, las asociaciones público-privadas - APP - y los contratos donde existan más de dos partes, los cuales pueden publicarse a través del SECOP I.

El Ministerio de Salud y Protección Social y los proveedores deben atender los términos y condiciones de uso del SECOP I, II y la Tienda Virtual, los cuales se pueden encontrar en el link: https://www.colombiacompra.gov.co/secop/terminos-y-condiciones

Atendiendo las directrices que sobre la plataforma indique la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, los documentos de los procesos de selección podrán estar contenidos en documentos físicos, en documentos digitales elaborados directamente en la plataforma del SECOP, o de forma complementaria en un documento en digital y físico.

5.1.2. AVISO DE CONVOCATORIA

El Aviso de Convocatoria es un documento que publica la Entidad, el cual contiene información esencial del proceso de selección y tiene como fin convocar a los interesados a participar en el proceso.

Salvo para los procesos de mínima cuantía y contratación directa, será obligatoria la publicación de un aviso de convocatoria, el cual deberá indicar, por lo menos, los aspectos señalados en el artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifique o sustituya.

En los Procesos de Contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del aviso de convocatoria en el SECOP.

5.1.3. CONVOCATORIA LIMITADA A MIPYME

La convocatoria del proceso de contratación en la modalidad de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía, podrá limitarse a las MiPymes nacionales con mínimo un (1) año de existencia, cuando se cumplan las condiciones establecidas en el Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifique o sustituya.

Lo señalado en la citada norma no aplica para la modalidad de Contratación Directa.

5.1.4. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

El Ministerio de Salud y Protección Social, de acuerdo con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 o la norma que lo modifique o sustituya, deberá publicar el proyecto de pliego de condiciones con el propósito de suministrar al público en general la información del proceso de contratación, junto con los estudios y documentos previos. Esto con la finalidad de que los interesados puedan formular observaciones a su contenido.

El Grupo de Gestión Contractual deberá elaborar el proyecto de pliego de condiciones, el cual deberá contener por lo menos la siguiente información:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del Contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel de este.

2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.

3. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del Contrato.

6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

7. El valor del contrato, el plazo, la forma de pago y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

8. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.

9. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

10. La mención de si la Entidad y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial.

11. Los términos, condiciones y minuta del contrato.

12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

13. El plazo dentro del cual la Entidad puede expedir adendas.

14. El cronograma del proceso.

Los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliego de condiciones a partir de la fecha de publicación de estos durante un término de: (i) de diez (10) días hábiles en la licitación pública y (ii) cinco (5) días hábiles en la selección abreviada y el concurso de méritos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Esta cartera ministerial deberá publicar las justificaciones por las cuales se acoge o no a las observaciones recibidas por los interesados.

5.1.5. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El Ministerio de Salud y Protección Social deberá emitir el acto administrativo de carácter general mediante el cual la entidad dispone la apertura formal del proceso de selección.

El acto administrativo de apertura deberá indicar por lo menos los aspectos señalados en el artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifique o sustituya.

El acto administrativo de apertura del proceso de selección se expedirá en las siguientes modalidades de selección:

1. Licitación Pública.

2. Selección Abreviada (Menor cuantía, Subasta inversa).

3. Concurso de Méritos (Precalificación o abierto).

Aplica para todas las modalidades con excepción del proceso de mínima cuantía y contratación directa.

5.1.6. PLIEGO DE CONDICIONES

Es el acto administrativo de carácter general que establece las reglas claras para participar en un proceso de selección determinado y busca satisfacer las necesidades de la Entidad Estatal de manera objetiva. Aplica para todas las modalidades con excepción del proceso de mínima cuantía y contratación directa.

El pliego de condiciones debe contener como mínimo, la información señalada en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, así como lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

El pliego de condiciones y sus anexos constituyen los documentos principales del proceso de selección y contienen el conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos, económicos y financieros, así como las condiciones, plazos y procedimientos, que permiten la selección objetiva del ofrecimiento más favorable para la Entidad. En la elaboración del pliego de condiciones se tendrá en cuenta la descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, la cual se publicará como documento separable del pliego como anexo, o los requerimientos técnicos, según sea el caso, el cual será público, salvo expresa reserva legal. El pliego de condiciones se publicará en la página del SECOP, al igual que las respuestas en las que reposen las justificaciones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones a los mismos. Los interesados pueden hacer comentarios al pliego de condiciones a partir de la fecha de su publicación, dentro del plazo previsto en el Cronograma del proceso de selección.

5.1.7. GARANTÍAS

5.1.7.1. CLASES DE GARANTIAS

Se tienen las siguientes:

• Contrato de seguro contenido en póliza.

• Patrimonio autónomo.

• Garantía bancaria.

En el marco de la responsabilidad derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, el Ministerio ampara los riesgos mediante contrato de seguro.

Cuando se trate de garantías diferentes a las pólizas de seguro, estas incorporarán las mismas coberturas previstas para las pólizas de seguros, sin exclusiones, condicionamientos o requisitos adicionales para que las mismas se puedan hacer efectivas.

Para garantías bancarias, estas deberán permitir su cobro a primer requerimiento del Ministerio una vez ocurrido el siniestro. Para la aprobación de las garantías, el Grupo de Gestión Contractual deberá verificar la suficiencia de estas conforme con lo establecido en el pliego de condiciones o el contrato y la normatividad vigente. Es de anotar que dicha aprobación hace referencia a las garantías otorgadas en la fase contractual y postcontractual.

Este acápite se rige en general por las reglas previstas en los artículos 2.2.1.2.3.1.1. al 2.2.1.2,3.5.1. del Decreto 1082 de 2015 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

5.1.8. VEEDURÍAS CIUDADANAS

En desarrollo de la gestión contractual, la Entidad, a través de diferentes documentos del proceso de selección, tales como el acto administrativo de apertura o el pliego de condiciones, convocará públicamente a las veedurías ciudadanas para que puedan desarrollar su actividad durante la etapa precontractual, contractual y postcontractual, y para que conforme con la ley, en caso de estar interesadas realicen el control social a los procesos de selección, formulen las recomendaciones escritas que a su juicio sean necesarias para la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios.

En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso 3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993 o la norma que lo modifique, aclare, adicione o sustituya, la Entidad deberá invitar a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control social a los procesos de contratación que se adelanten, en cualquiera de sus fases o etapas, a que presenten las recomendaciones que consideren convenientes, intervengan en las audiencias y consulten los documentos del proceso en el SECOP. De acuerdo con la Ley 850 del 2003 o la norma que la modifique, aclare, adicione o sustituya, las veedurías pueden conformar los diferentes comités (técnicos, financieros y sociales entre otros) para ejercer su función.

5.1.9. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

Una vez recibidas las observaciones, serán remitidas a los integrantes del área solicitante o a quien el ordenador del gasto designe, con el fin de que se emita respuesta por escrito. Cuando los responsables de estructurar las respuestas las elaboren, el Grupo de Gestión Contractual procederá a consolidarlas, revisarlas y publicarlas en el SECOP. Las respuestas deberán tramitarse en la plataforma SECOP con el respectivo flujo de aprobación, si es del caso, de lo contrario, deberá subirse el documento suscrito por quien corresponda. En el caso de que las observaciones sean procedentes y aceptadas por la Entidad, se deberán consignar los ajustes a que haya lugar en la adenda correspondiente. La aceptación o rechazo de las observaciones se hará siempre de manera motivada y deberá publicarse la respetiva respuesta en el SECOP.

5.1.10. MODIFICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

La modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adenda, entendida ésta como el documento mediante el cual se altera, aclara, o adiciona el pliego de condiciones definitivo. La Entidad señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse dichas adendas o a falta de tal previsión, al adoptarlas señalará la extensión del término de cierre que resulte necesaria, para que los interesados cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus ofertas a las modificaciones realizadas.

En todo caso, la Entidad solamente tiene competencia para modificar el pliego de condiciones a través de adendas que sean expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, salvo en lo que corresponde al cronograma, el cual será susceptible de alteración hasta antes de la adjudicación del contrato. Las adendas se deben publicar en días hábiles, a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública, pues de conformidad con la ley la publicación debe realizarse con tres (3) días de anticipación. En ningún caso podrán proferirse adendas dentro de estos plazos para modificar la fecha del cierre. En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto administrativo de apertura.

5.1.11. REVOCATORIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA

Si durante el desarrollo del proceso de selección se presenta alguna de las causales de revocatoria contempladas en el artículo 93 de la Ley 1437 de 2011, o la norma legal que lo modifique, adicione o sustituya, mediante resolución motivada, la Entidad revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicación del Contrato. Lo anterior, sin perjuicio del deber de sanear los vicios de procedimiento o forma a que se refiere el artículo 49 de la Ley 80 de 1993 o la norma que lo modifique, aclare, adicione o sustituya. El acto administrativo por el cual se revoque la resolución de apertura del proceso deberá ser publicado en SECOP.

5.1.12. SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Cuando a juicio de la Entidad se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que puedan afectar la normal culminación del proceso de selección, éste podrá ser suspendido por el ordenador del gasto, de lo cual dejará constancia y justificación en la resolución que así lo determine, la cual deberá publicarse en el SECOP.

5.1.13. COMITÉ EVALUADOR

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan, el Comité Evaluador estará conformado por servidores públicos o por particulares contratados para adelantar la evaluación de las ofertas.

La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.

De cada evaluación se dejará constancia mediante acta, la cual deberá ser suscrita por todos los miembros del comité.

Será responsabilidad de los miembros del comité:

1. Conocer y verificar integralmente los documentos del respectivo proceso de contratación (estudios previos, pliego de condiciones con sus anexos y apéndices, respuesta a observaciones y aclaraciones, adendas, etc.), así como las ofertas entregadas para su evaluación.

2. Atender para el cumplimiento de sus funciones u obligaciones, las disposiciones del pliego de condiciones y de la normatividad vigente, así como los recientes pronunciamientos jurisprudenciales.

3. Aplicar los conocimientos derivados de su competencia profesional, a la verificación y ponderación de los criterios previstos en cada pliego de condiciones, de acuerdo con las líneas de interpretación señaladas por el Ministerio.

4. Elaborar y suscribir el acta de informe de la verificación y evaluación efectuada, detallando su contenido para motivar la recomendación de adjudicación o declaratoria de desierto del procedimiento.

5. Verificar la oportunidad y claridad en la publicación del informe correspondiente en el SECOP o sistema que haga sus veces, así como la recepción y publicación de las observaciones que presenten los interesados.

6. Examinar las observaciones presentadas por los proponentes e interesados en el proceso frente a los correspondientes informes de verificación y evaluación publicados y dar respuesta oportuna y completa, señalando si ratifican o no la evaluación inicialmente rendida.

7. Asistir a la audiencia de adjudicación, de llevarse a cabo en los términos de la Ley, o a la reunión de adjudicación que se desarrolle con el respectivo ordenador del gasto, para sustentar su concepto de verificación y evaluación de las propuestas, así como la respuesta a observaciones presentadas por los interesados.

8. Absolver cualquier duda del ordenador del gasto o de cualquier interesado en el proceso de contratación.

9. Efectuar la correspondiente recomendación de adjudicación o declaratoria del proceso de contratación, fundamentada en el acta de informe de verificación y evaluación rendido y en la respuesta a las observaciones presentadas por los interesados.

El/los Ordenador(es) de(l) Gasto del proceso designarán mediante memorando interno a los profesionales que conformarán el Comité Evaluador.

El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter de asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la Entidad Estatal no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión. Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de interés previstos en la Constitución y la Ley.

5.1.14. FACTORES DE DESEMPATE

Con el fin de dirimir un empate, cuando respecto del puntaje total se llegue a presentar esta situación en la puntuación de dos o más ofertas de manera que una y otra queden ubicadas en el primer orden de elegibilidad, se aplicarán las reglas establecidas en el pliego de condiciones y en su defecto lo señalado por la normatividad vigente en la materia.

5.1.15. EVALUACIÓN DE OFERTAS

Vencido el plazo para la presentación de las propuestas, se procederá a evaluarlas. De igual forma, se verificará que el ordenador del gasto emita el comunicado por medio de cual conformó el comité que adelantará la evaluación jurídica, financiera y técnica de las ofertas formuladas para recomendar al ordenador del gasto el sentido de la decisión que culmine el proceso de selección.

Durante el desarrollo de la evaluación pueden surgir dudas que deban ser aclaradas por parte del proponente, razón por la cual, los integrantes del comité evaluador están facultados para requerir aclaraciones, Dichas solicitudes serán remitidas a los oferentes a través del Grupo de Gestión Contractual de la Entidad. El comité evaluador conformado para cada proceso de selección solicitará las aclaraciones a los oferentes y en virtud de dicha facultad, aquellos no podrán modificar o mejorar sus propuestas.

Durante esta etapa, el Ministerio verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes que se hayan exigido en el pliego de condiciones y aplicará los factores de ponderación que se hubieren establecido. La evaluación de las propuestas será realizada por el comité evaluador designado. En casos específicos, las dependencias técnicas solicitantes de la contratación podrán apoyar la evaluación cuando así lo requiera el Grupo de Gestión Contractual y lo determine el ordenador del gasto, de forma justificada. Durante el periodo de evaluación, la Entidad podrá solicitar los documentos y/o certificados que luego de la verificación correspondiente considere necesarios para subsanar requisitos habilitantes del proponente y/o relativos a la propuesta. Con ocasión de lo anterior, no se podrá modificar, adicionar ni mejorar la propuesta.

6.1. Requisitos de perfeccionamiento.

De conformidad con el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los contratos del Estado se perfeccionan con el acuerdo sobre el objeto del contrato y la contraprestación, elevado a escrito, suscrito por las partes. Entiéndase para efectos de las minutas electrónicas SECOP II el perfeccionamiento se adelantará con la aceptación (firma electrónica) que de la misma realice el contratista y el ordenador del gasto en la plataforma transaccional.

Para efectos de la suscripción del Contrato, el contratista debe acreditar, si es persona jurídica, que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema General de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda, cumpliendo las previsiones establecidas en el artículo 50 de ley 789 de 2002 y/o normatividad vigente y aplicable a la materia. Si es persona natural, que se encuentra afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral.

6.2. Requisitos de ejecución.

Son requisitos de ejecución de los contratos estatales:

• La existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, esto es, la expedición del registro presupuestal o cuando así sea el caso la aprobación de vigencias fiscales futuras.

• La aprobación de Garantía Única de Cumplimiento y demás garantías exigidas al contratista.

Para iniciar la ejecución de las contrataciones que celebra la entidad, por regla general, se requiere la revisión por parte del profesional asignado del Grupo de Gestión Contractual de la Garantía Única de Cumplimiento y demás garantías exigidas al contratista, y su correspondiente aprobación por parte del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, a su vez de la expedición del registro presupuestal correspondiente, por parte del grupo de presupuesto.

La responsabilidad de la oportuna expedición de las garantías corresponde al contratista, en todo caso, también es de responsabilidad del supervisor designado realizar los seguimientos y requerimientos al contratista para adelantar dicha gestión con oportunidad, así como también realizar la verificación de las garantías conforme lo establecido en el marco obligacional de cada relación contractual de que se trate.

Adicionalmente, para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, en virtud de lo establecido en el artículo 6 del Decreto 723 de 2013, será requisito para su ejecución, la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-, y el inicio de la respectiva cobertura al contratista.

El contrato podrá iniciar su ejecución, solo hasta cuando se hayan cumplido la totalidad de los requisitos aquí señalados. Si se pactó la suscripción de Acta de Inicio, esta no puede celebrarse antes de la fecha en que se hayan cumplido con la totalidad de los requisitos de ejecución.

Nota: En atención al cumplimiento de la Circular 39 de 2019, para contratos de prestación de servicios celebrados con personas naturales, el supervisor y el contratista previo al trámite del primer pagó deberá diligenciar, suscribir y tramitar debidamente el formato GCOF03 Acuerdo de ejecución contractual y realizar la correspondiente publicación en el SECOP II.

El Servidor Público y/o Contratista del Grupo de Gestión Contractual, en el SECOP II validará que el Contrato o Convenio se encuentre aceptado por las partes (contratista y Ordenador del gasto). Para tramites adelantados en la TVEC la debida colocación de la orden de compra conforme a los procedimientos de la TVEC y en el caso del SECOP I, verificar la firma por las partes. Posteriormente solicitar el registro presupuestal del contrato, hacer los trámites de correspondientes de la ARL, si es del caso, e informar a las áreas objeto de la necesidad. Luego deberán validar, actualizar y cargar la información a las bases de datos y aplicativos correspondientes.

6.3. Certificaciones de Contratos.

El Grupo de Gestión Contractual expedirá las certificaciones de contratos y convenios que sean solicitados por los contratistas o asociados a través del aplicativo dispuesto para tal fin (https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/RCuentas/Paginas/certificacion-contratos-en-linea.aspx).

6.4. Modificaciones Contractuales

Conforme lo establece la jurisprudencia del Consejo de Estado, en Sentencia Nº 11001-03-06-000-2015-00128-00(2263) de Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil, de 17 de marzo de 2016. Consejero ponente: Edgar González López las partes quedan forzadas a cumplir lo pactado en los términos en que fueron establecidos, y nadie está forzado a ejecutar una prestación distinta, de la misma manera que no es posible exigir más de lo acordado, ni entregar menos de lo pactado, porque esto se convierte en ley para las partes. La regla general que debe cumplir la entidad estatal corresponde a la inalterabilidad del contrato y, por ende, su modificación tendrá carácter de excepcional y será de interpretación restrictiva. Así las cosas, los contratos públicos pueden ser modificados cuando sea necesario para lograr su finalidad y garantizar la realización de los fines del Estado sí durante la ejecución del contrato se presentan circunstancias sobrevinientes, imprevisibles y/o excepcionales que aun aplicando los medios de mitigación o medidas de gestión pactadas en el contrato, desbordan la planeación proyectada y/o cuando la necesidad pública no pudo satisfacerse en su totalidad por limitaciones presupuestales requiriendo de su celebración.

Por lo anterior, se presentan consideraciones generales que deben ser observadas por la supervisión y/o interventoría al momento de realizar el análisis de la viabilidad del tramité de modificación contractual:

1. En ningún caso, vía modificación contractual pueden desconocerse o desmejorar las reglas sustanciales fijadas en los documentos precontractuales, que permitieron elegir la mejor oferta, previo cumplimiento de los requisitos habilitantes y de calificación, esto en consonancia con los principios de transparencia, de libertad de concurrencia y de igualdad, consagrados en el Estatuto de Contratación.

2. En caso de presentarse, la modificación del contrato puede surgir por el ejercicio del poder unilateral de la Administración (artículos 14 al 17 de la Ley 80 de 1993), o por acuerdo entre las partes.

3. Sin importar el tipo de modificación está debe celebrarse dentro del plazo de ejecución del contrato.

4. Como el contrato estatal es solemne lo que implica que se dé por escrito, las modificaciones a los contratos deben cumplir tal formalidad, por ende, el simple acuerdo entre el supervisor y el contratista sin dicha formalidad, además de configurar una presunta falta administrativa y disciplinaria, no es suficiente para que una modificación, así concebida, tenga eficacia, existencia y validez.

5. La modificación del contrato estatal debe respetar la sustancia del contrato celebrado, su esencia (documentos de selección, los criterios de habilitación y su oferta) y el objeto pactado, siendo este último inmodificable.

6. Con independencia de las razones y circunstancias imprevisibles que puedan presentarse, no es posible que el contrato mute o se transforme en un contrato sustancialmente distinto.

En el caso de las modificaciones contractuales (adiciones, cesiones, prórrogas, modificaciones, aclaraciones, terminaciones, suspensiones, etc.), las mismas únicamente procederán cuando sea estrictamente necesario para el cumplimiento del contrato, convenio o negocio jurídico de naturaleza contractual, en función del desarrollo de los programas, planes y proyectos de competencia del Ministerio, y siempre que con las mismas no se alteren las bases objetivas del proceso de selección (cuando el contrato estuviese precedido del mismo), ni se causen perjuicios al Ministerio o al contratista.

En caso de que la modificación contractual responda a omisiones involuntarias o yerros formales en el trámite precontractual que adelanta el Grupo de Gestión Contractual, el coordinador de este último podrá realizar la solicitud de modificación atendiendo al procedimiento previsto que se relaciona en el presente numeral, así como adelantar la modificación que corresponda, con el respectivo apoyo del Grupo de Gestión Contractual. En caso de requerirse cancelar una orden de compra en la TVEC antes de surtirse los requisitos de ejecución y por error de dicha plataforma, la misma la podrá efectuar directamente el Grupo de Gestión Contractual.

Tratándose de contratos cuyo trámite haya estado precedido de la recomendación del Comité Asesor de Contratación, adicional a los requisitos señalados en el inciso anterior, previo a la presentación de la solicitud ante el Comité, se deberá contar con el aval del Viceministro respectivo o del Secretario General según corresponda.

NOTA: Tratándose de solicitudes de cesión de derechos patrimoniales y/o económicos, el Grupo de Gestión Contractual realizará las modificaciones pertinentes, y cuando lo considere necesario solicitará concepto escrito a la Subdirección Financiera y/o Dirección Jurídica, dependiendo de la competencia de cada área, previo a la aprobación por parte del Ordenador del Gasto de la respectiva cesión.

Para mayor detalle revisar el procedimiento GCOP07 Procedimiento de modificaciones.

6.5. Tipos De Modificaciones Contractuales

Prórroga de Contratos:
Es aquella modificación contractual mediante la cual, las partes del contrato, extienden el plazo de ejecución convenido inicialmente ante la ocurrencia de situaciones sobrevinientes e imprevisibles haciendo necesario su ampliación, con la finalidad de dar satisfacción a la necesidad que llevó a la contratación. Para la viabilidad de esta modificación, se requiere que el plazo de ejecución no haya vencido y cuando la prórroga no se adelante con la adición de recursos, deberá presentarse en la solicitud del trámite, la evaluación del impacto de la extensión del plazo en el valor del contrato y en el equilibrio financiero del mismo.

Adición de Contratos:
Es la modificación contractual que permite aumentar el ámbito de ejecución pactado inicialmente agregando nuevas actividades, obras, prestaciones, servicios, obligaciones o bienes, entre otros, que se encuentran dentro del ámbito de ejecución del objeto contractual afectando, así, el valor del contrato, y que, a la luz de la mutabilidad del mismo, resultan indispensables para cumplir la necesidad de la entidad. Como límite para la adición de los contratos por regla general se tiene el establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, que establece que la adición del contrato no podrá superar en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos legales mensuales vigentes, esto sin perjuicio de normatividad posterior y/o especial aplicable a cada contratación. Para su trámite debe contarse con la correspondiente disponibilidad presupuestal (para aquellas que en su ejecución superan la vigencia fiscal, contar con la correspondiente autorización de compromiso de vigencia futura) y observarse los lineamientos presupuestales del caso.

Suspensión de Contratos:
Durante el desarrollo del contrato se pueden presentar hechos de fuerza mayor, caso fortuito, y/o razones de conveniencia para el interés público, o en procura de la continuidad normal de la ejecución de lo contratado, en que las partes pueden, de mutuo acuerdo y por escrito, pactar la suspensión del contrato, esto es, disponer el no cumplimiento de las obligaciones mutuas durante un lapso, lo anterior en atención a que la finalidad de la suspensión del contrato estatal está encaminada a reconocer la ocurrencia de situaciones que impiden la ejecución temporal del negocio jurídico, razón por la cual la suspensión del contrato no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición, de ahí que, una vez desparezcan los motivos de la suspensión las partes están en la obligación de reiniciar la ejecución del contrato.

La suspensión del contrato estatal no es una potestad de la administración ni una facultad del contratista. Se debe tener presente que la finalidad de la contratación de obras, bienes y servicios es satisfacer las necesidades públicas y/o cumplir la misión institucional, por tal razón, solamente y por excepción se suspenderán los contratos.

Las suspensiones de facto, entendidas cómo la cesación de las obligaciones por parte del contratista sin aparente justificación, no son avaladas por el ordenamiento jurídico cómo una especie de suspensión, por lo que, la supervisión y/o Interventoría deberán analizar lo correspondiente para identificar si se está en presencia de un presunto incumplimiento del contrato.

Conforme la jurisprudencia, en Sentencia Nº 11001-03-06-000-2016-00001-00 (2278) de Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil, de 5 de julio de 2016. Consejero ponente: German Bula Escobar dependiendo de la magnitud de la causa que origine la suspensión esta puede ser total o parcial. Es decir, puede imposibilitar el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones de las partes o, puede impedir a los contratantes honrar solo algunas de estas pudiendo continuar con la ejecución de las demás.

Vencido el término previsto o superadas las condiciones que motivaron la suspensión, se debe reiniciar el contrato en la fecha que señale en el acta de suspensión cuando se realice a través de SECOP II, y si fuere a través de SECOP II, siendo una plataforma transaccional en tiempo real, se reiniciará en la fecha que se haya señalado en la plataforma o el documento de suspensión anexo. Para el caso de las suspensiones de la contratación celebrada a través de la TVEC y SECOP I se seguirán sus procedimientos. El contratista debe ajustar la vigencia de la(s) garantía(s) por el término de la suspensión, si a ello hubiere lugar, y allegar la modificación de la garantía al Grupo de Gestión Contractual tratándose de SECOP I y en TVEC o cargarla a la plataforma SECOP II para que las mismas sean validadas y aprobadas.

Tratándose de contratos cuyo plazo sea una fecha cierta, el acta de suspensión podrá constituir una modificación de dicho plazo, caso en el cual, mediante el acta de reinicio se fijará la nueva fecha en que terminará el contrato, de lo contrario, el supervisor y/o interventor del contrato deberá justificar en la solicitud del trámite de suspensión la no modificación del plazo contractual. Es posible que haya eventos en que dicha ampliación del plazo no sea requerida por razones asociadas a la ejecución del contrato. En otros casos, adicionalmente el supervisor o interventor deberá prever si la suspensión del contrato implicaría que su ejecución supere la vigencia fiscal en que se celebró y por ende requiera, por ejemplo, la constitución de reservas presupuestales, caso en el cual será responsable de realizar dicho trámite.

Terminación Anticipada por Mutuo Acuerdo:
Esta terminación se presenta cuando las partes, de manera conjunta, solicitan tramitar la finalización del contrato previo cumplimiento del plazo. Es de anotar que, en los contratos celebrados en el Ministerio, como atienden a un fin estatal, el contratista en ningún momento puede terminar el contrato unilateralmente.

Respecto del trámite de la terminación anticipada, el Contratista deberá solicitarla al Supervisor y/o interventor para que este adelante el procedimiento respectivo.

La solicitud presentada por el Contratista deberá indicar la fecha a partir de la cual surtirá efectos la terminación, ocurrida ésta, el supervisor o Interventor verificará el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social tal como lo establece la legislación aplicable en la materia. En la solicitud remitido por el Supervisor y/o Interventor, además de acompañar la solicitud del Contratista, deberá indicar que dicha terminación no causa perjuicio a la Entidad y que el Contratista ha cumplido con sus obligaciones contractuales hasta el momento de la terminación.

Modificación del Contrato (Otrosí- Aclaraciones):
Si bien este capítulo trata de modificaciones contractuales, este tipo específico de modificación es lo que consuetudinariamente se conoce como otrosí y hace relación a la necesidad de modificar alguna cláusula del contrato, como, por ejemplo: adicionar, modificar o eliminar una obligación pactada, corregir algún yerro mecanográfico, etc., que impida la debida ejecución del contrato y/o pueda generar a futuro dificultades en la interpretación del mismo por parte de la Entidad o del contratista. De igual manera podrán hacerse modificaciones contractuales cuando las partes desde el contrato inicial han pactado actualización de precios basados en ajustes al SMLMV y/o índice de Precios al Consumidor.

El documento de solicitud debe señalar el tipo de modificación, una valoración detallada de las razones que justifican la modificación solicitada y las nuevas condiciones contractuales, el análisis de determinar si dicho ajuste afecta el valor (tanto aumentando, disminuyendo o manteniendo el valor contractual), como por ejemplo en los casos que se aumenta un producto o se intercambia un producto por otro, el impacto financiero del mismo, un informe detallado del porcentaje de ejecución del contrato, un análisis de la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles de acuerdo a la nueva realidad contractual para que haga parte de las nuevas condiciones acordadas, y la constancia de pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social.

Cesión de Contratos:
Esta se presenta cuando una de las partes del contrato es sustituida por un tercero. La sustitución respecto de las obligaciones contractuales puede ser total o parcial. Siempre se requiere la autorización previa, expresa y escrita del Ministerio en cumplimiento del inciso 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993

Para el efecto, el cesionario debe tener, iguales o superiores calidades y condiciones que el cedente conforme a lo requerido en el Estudio Previo por la dependencia solicitante, lo cual debe certificarse por el Director, Jefe o Coordinador del área que solicitó la contratación y por el supervisor/interventor del contrato. Dicha solicitud debe estar debidamente justificada y acompañada de todos los soportes a que haya lugar, incluyendo informe detallado del porcentaje de ejecución del contrato y de los recursos, así como de un análisis de la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles de acuerdo a la nueva realidad contractual para que haga parte de las nuevas condiciones acordadas.

Adicional a lo anterior, tratándose de cesión de contratos provenientes de procesos de selección, se deberá surtir, en el candidato a cesionario, la verificación de los requisitos habilitantes (jurídicos, experiencia, organizacional y financieros) actualizados a la fecha de trámite de la cesión, para lo cual se seguirán los procedimientos, formas e instancias que se adelantaron en el proceso de selección.

Tratándose de cesiones realizadas a través de SECOP II, el cesionario deberá subir en la plataforma todos los documentos que acrediten su identidad, idoneidad y experiencia. Las que se deban adelantar por la TVEC deberán cumplir sus términos y condiciones. Para las celebradas en la TVEC y en el SECOP I se cumplirán los procedimientos de dichas plataformas.

La cesión del contrato también operará en el caso de la inhabilidad e incompatibilidad sobreviniente del contratista o de alguno de los miembros del consorcio o de la unión temporal, considerando para el efecto los requisitos establecidos en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993 y/o norma aplicable o vigente en la materia.

Trámite y Plazos solicitud de modificaciones contractuales: (ver procedimiento modificaciones contractuales codificación: GCOP07 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES)

Una vez cumplidas estas acciones, se procederá al cierre administrativo y contable del contrato, dejando evidencia documental del mismo.

La liquidación de los contratos es un acto jurídico por medio del cual se pretende establecer el estado final de cuentas entre las partes y declararse mutuamente a paz y salvo por todas las obligaciones derivadas de la relación, dando así por terminado el vínculo contractual.

La funcionalidad de la liquidación está soportada en la posibilidad de generar una instancia final, para definir, no solo el estado de cuentas, por ello el balance financiero, luego de una ejecución, es decir, la relación histórica de la ejecución del contrato, sino también como una instancia para resolver conflictos futuros entre las partes, pudiéndose pactar en ella los reconocimientos y/o compensaciones a que haya lugar, en el marco de lo contractualmente pactado.

La liquidación del contrato no libera al contratista del cumplimiento de algunas obligaciones y/o garantías post contractuales contenidas en el contrato, tales como la estabilidad de las obras, la calidad de los bienes y equipos suministrados, la entrega de los registros de derechos de autor etc., las cuales, a pesar de haberse efectuado los trámites de liquidación, persisten en el tiempo hasta la finalización o entrega de los compromisos y plazos establecidos para cada una de ellas; conforme a lo anterior la supervisión del contrato continuará con las funciones de control y seguimiento hasta el cumplimiento del plazo o condición establecida para las citadas obligaciones.

En consecuencia, cuando con posterioridad a la liquidación del contrato se presenten hechos que se encuentren amparados en las garantías constituidas por el contratista o que le causen un perjuicio a la Entidad, ésta debe adelantar las correspondientes acciones administrativas y/o judiciales previstas en la ley para cada caso. (Ver Procedimiento de Afectación de Pólizas. GCOP06 PROCEDIMIENTO DE AFECTACIÓN DE PÓLIZAS). De acuerdo con lo establecido en el contrato, la supervisión deberá verificar si de acuerdo con las obligaciones pactadas se hace necesaria la ampliación de la vigencia de los amparos de las garantías que avalan el cumplimiento de las mismas (lo cual se debe ver reflejado de igual forma en el SECOP, SECO PII y TVEC).

En la etapa de liquidación el Ordenador del gasto, el supervisor y/o interventor, las unidades ejecutoras, áreas intervinientes y el Grupo de Gestión Contractual tendrán en cuenta lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, los artículos 11 y 32 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 217 del Decreto 019 de 2012 y demás normas que las adicionen o modifiquen.

7.1. Contratos susceptibles de Liquidación

• Los contratos de tracto sucesivo, entendidos como aquellos en los cuales el cumplimiento de las obligaciones se prolonga en el tiempo. (Ej.: Suministro, Obra, mantenimiento, consultoría, etc.)

• Los contratos que siendo de ejecución instantánea se hayan prolongado en el tiempo y las circunstancias de ejecución así lo ameriten.

• Los contratos en los cuales se haya declarado la caducidad, el incumplimiento o la terminación anticipada.

• Los contratos en los que se haya proferido el acto de terminación unilateral.

• En los contratos que así lo requieran o se pacte.

Para adelantar el proceso de liquidación, deberán presentarse como mínimo los siguientes documentos que podrán variar dependiente de la contratación de que se trate para liquidar.

• Documentos precontractuales y oferta del contratista.

• Contrato principal, prórrogas, adiciones y modificaciones en general.

• Registro presupuestal.

• Pólizas (únicamente se debe remitir los anexos correspondientes a la ampliación de las vigencias de amparos, si a ello hubiera lugar).

• Formatos de certificaciones de pagos de acuerdo a lo establecido en el contrato, los cuales deben estar suscritos por la supervisión. (En los contratos sujetos a un único pago se deberá remitir el formato de certificado de pago final).

• Documentos contractuales de ejecución en virtud del desarrollo del contrato, los cuales deben estar publicados en el SECOP I, o SECOP II o TVEC, que a consideración de la Supervisión o Interventoría deban ser publicados.

• Certificación de pagos efectivos expedida por la Tesorería del Ministerio.

• Formato Informe parcial y/o final del supervisor y/o interventor el cual debe estar publicado en el SECOP I, o SECOP II o TVEC.

• Verificación del cargue y aprobación por parte de la supervisión de la facturación y/ cuentas de cobro en el SECOP II y en la TVEC.

• Los demás documentos que se requieran de acuerdo con la especificidad del contrato (Ej.: Acta de inicio, archivos digitales etc.).

El sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Salud y Protección Social ha establecido diversos formatos para cada uno de los diferentes procesos de la entidad, los cuales deben ser verificados y utilizados permanentemente. En el caso de la etapa de liquidación, la supervisión del contrato deberá tener en cuenta que la remisión de la información del contrato se encuentre ajustada a los registros solicitados en cada uno de los citados formatos (Ej.: GCOF19 Informe final de ejecución y supervisión) y que la documentación remitida no ha sido objeto de correcciones por parte de las diferentes áreas intervinientes en el proceso de liquidación (Ej. Subdirección Financiera, Supervisiones Compartidas).

Para el trámite de liquidación no se hace necesario la remisión de la documentación que ya reposa en el expediente contractual (Ej. Copia del contrato o sus modificaciones), excepto documentos de la representación legal y la verificación del pago de aportes parafiscales o seguridad social del contratista que deben estar vigentes.

7.2. Liquidación por mutuo acuerdo

La liquidación bilateral es el acuerdo de voluntades que detalla el estado final de la ejecución de las obligaciones adquiridas por las partes del contrato, como consecuencia de su ejecución, o de la terminación anticipada del mismo. Está podrá ser total o parcial.

Si el contratista o el Ministerio de Salud y Protección Social suscriben el acta con anotaciones que exceptúan aspectos de los allí contenidos o salvedades, los puntos salvados podrán discutirse ante la jurisdicción contenciosa administrativa, o someterse a mecanismos alternativos de solución de conflictos.

La liquidación se hará dentro del término fijado en el pliego de condiciones, o en su defecto dentro del plazo que acuerden las partes para tal efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del plazo previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Si vencido el plazo de los dos meses de la liquidación unilateral, que es posterior al plazo de la liquidación bilateral, no se liquida el contrato, podrá realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término que corresponda, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 de la Ley 1437 de 2011.

7.3. Vencido el término máximo con que cuenta el Ministerio de Salud y Protección Social para liquidar, por efectos de la norma, se perderá competencia para adelantar la liquidación, con las consecuencias fiscales y disciplinarias a qué haya lugar.

En los casos en los cuales el contratista no acuda al llamado de la entidad para la suscripción del acta de liquidación o se niegue a suscribirla, previa notificación o convocatoria que le haga la entidad a través de la supervisión o interventoría; o en el evento en que las partes no lleguen a ningún acuerdo sobre el contenido de la misma, el Ministerio de Salud y Protección Social, dentro de los dos (2) meses siguientes, procederá a liquidar en forma unilateral el contrato mediante acto administrativo.

Si vencidos los plazos anteriores no se liquida el contrato, la entidad podrá unilateral o bilateralmente liquidar el contrato dentro de los dos (2) años siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y sin perjuicio de lo previsto en el artículo 141 de la Ley 1437 de 2011.

7.4. Liquidación Judicial

Tratándose de la liquidación judicial, artículo 141 de la Ley 1437 de 2011, prevé que el interesado podrá solicitar la liquidación judicial del contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y la entidad estatal no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido por la ley.

El Supervisor o Interventor del Contrato deberá realizar la solicitud de liquidación judicial ante la Dirección Jurídica del Ministerio de Salud y Protección Social dentro del término razonable para evitar que sobrevenga el fenómeno de la caducidad.

7.5. Cierre del Proceso Contractual

Surtida la liquidación del contrato y vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la supervisión y/o Interventoría deberá dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación previa verificación de la no afectación de estas. Dicha actividad deberá adelantarse a través del formato (GCOF04 Acta de cierre del expediente del proceso contractual). El mismo deberá remitirse al Grupo de Gestión Contractual para las revisiones del caso.

Para más información ver procedimiento GCOP05 Procedimiento de liquidaciones y cierres de expedientes.

7.6. Archivo del Expediente Contractual

En aquellos contratos o negocios jurídicos de naturaleza contractual, en las cuales NO se surte la etapa de la liquidación, pero se pactan obligaciones de ejecución posterior al plazo, tales como mantenimientos, garantías, o apoyos post ventas, entre otros, la supervisión deberá adelantar el debido seguimiento al cumplimiento de dichos compromisos y velar porque la garantía de cumplimiento que ampara el contrato se mantenga vigente hasta el cumplimiento de dichas obligaciones. Una vez cumplidas a satisfacción deberá proceder con el archivo del expediente dejando las constancias del caso en el formato GCOF27 Archivo del Expediente Contractual.

8.1. Procedimiento administrativo sancionatorio contractual

En aplicación del artículo 18 de la Ley 80 de 1993, los artículos 11 y 17 de la Ley 1150 de 2007 y, el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, con ocasión de la actividad contractual el Ministerio adelantará los procedimientos necesarios para obtener el cumplimiento del contrato y satisfacer la necesidad que con este se persigue, por lo que, en los eventos en los cuales exista un posible incumplimiento, el Ministerio podrá, previo agotamiento del debido proceso, garantizando el derecho de defensa y contradicción, así como los principios y normas de contratación estatal, adelantar la imposición de multas, declarar el incumplimiento del Contrato, su caducidad e imponer las sanciones a que haya lugar.

Dentro de las medidas que proceden en sede administrativa ante un posible incumplimiento, se encuentran: i) la multa, iii) declaración de incumplimiento con la imposición de la cláusula penal pecuniaria y la iii) la caducidad. Tales medidas deberán en su determinación corresponder al grado de afectación al cumplimiento del objeto contratado y según la oportunidad en la cual se presente. Para el efecto, se deberá tener en cuenta que:

• La multa procede para conminar al contratista al cumplimiento del contrato, siempre que haya sido pactada por las partes, sujeta a los montos establecidos en el respectivo contrato; y su reiteración, aunque no se trate de la misma causal, podrá dar lugar a la declaratoria de incumplimiento acompañada de la efectividad de la cláusula penal pecuniaria o la caducidad, dependiendo de la gravedad y sus implicaciones en la prestación del servicio. Es importante tener en cuenta que la multa solo procede durante el plazo de ejecución del contrato, pasado dicho término se perderá la competencia para la imposición de la misma, debiéndose acudir a otra medida sancionatoria de ser procedente.

• La declaratoria de incumplimiento y la efectividad de la cláusula penal pecuniaria procede siempre que haya sido pactada por las partes, sujeta a los montos establecidos en el respectivo contrato; en cualquier tiempo, es decir, durante la ejecución del contrato y hasta el vencimiento del término de la acción de controversias contractuales, siempre que se trate de incumplimientos parciales y/o totales definitivos, esta sanción tiene cabida, cuando el presunto incumplimiento perturbe la ejecución óptima del contrato, pero que no sea de tal magnitud que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato.

• La declaratoria de la caducidad procede cuando el incumplimiento afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que puede conducir a su paralización. Es importante tener en cuenta que esta sanción solo procede durante el plazo de ejecución del contrato, pasado dicho término se perderá la competencia para la imposición de la misma, debiéndose acudir a otra medida sancionatoria de ser procedente.

Teniendo en cuenta lo anterior, el Ministerio podrá imponer las multas, declarar el incumplimiento y hacer efectiva la cláusula pecuniaria, declarar la caducidad y emprender las demás sanciones pactadas en el contrato, siguiendo el procedimiento señalado en la Ley y en el presente manual.

Como trámite previo a adelantar un procedimiento sancionatorio, por parte de la interventoría o supervisión del contrato, se deberá solicitar al contratista con copia a la compañía aseguradora o al tercero que corresponda, cuando se trate de garantía bancaria o patrimonio autónomo, por escrito y a través del medio más eficaz, para que este aclare y explique las razones que han dado lugar al presunto retardo, o incumplimiento parcial, o total, o defectuoso de carácter definitivo, y si es del caso, allegue la documentación que soporte el cabal cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

En caso de que el contratista no dé respuesta al requerimiento anterior dentro del término otorgado o que la respuesta allegada no logre desvirtuar en su totalidad el presunto incumplimiento de las obligaciones, el interventor o supervisor, de forma inmediata, sin perjuicio de los deberes contractuales y legales que le asisten, en especial aquellos determinados en los artículos 82, 83 y 84 de la ley 1474 de 2011, así como los señalados en la resolución de supervisión e interventoría del Ministerio, deberá enviar a la compañía aseguradora o al tercero que corresponda, cuando se trate de garantía bancaria o patrimonio autónomo, por escrito y a través del medio más eficaz oficio en donde se le notifique el estado actual del riesgo asegurado. En dicha comunicación señalará los antecedentes del contrato, la mención de la póliza y su amparo o los datos que asocien al garante con el contrato (para el caso de garantía bancaría o patrimonio autónomo), los requerimientos hechos al contratista entre otras consideraciones. Esta comunicación se realiza en cumplimiento de las disposiciones del Código de Comercio (artículo 1060) aplicable a los contratos estales y además para que, con las actuaciones del garante con su afianzado, se puede lograr el cumplimiento del contrato.

Posteriormente, si las situaciones de configuración del presunto incumplimiento persisten, deberá adelantarse el ´procedimiento administrativo sancionatorio contractual correspondiente.

Para ampliar la información ver GCOP08 Procedimiento de sancionatorio contractual.

8.2. Procedimiento Administrativo Indemnizatorio - afectación de pólizas

Este procedimiento que no tiene un carácter sancionatorio sino indemnizatorio, se lleva a cabo en los eventos en los cuales un contrato o negocio jurídico de naturaleza contractual, cuya ejecución feneció, presenta algún tipo de requerimiento por garantía de los bienes, obras o servicios recibidos, ya sea por la calidad, correcto funcionamiento, estabilidad de la obra y/o cubrimiento de las obligaciones prestacionales frente al personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado.

Vale señalar que la constitución del siniestro, por ejemplo, el daño o deterioro de los bienes inmuebles o muebles recibidos, debe presentarse dentro de la vigencia de la póliza respectiva, la cual se halla descrita en el contrato de seguro que ampara el contrato, y que el tiempo con el que cuenta la administración para afectar dicha póliza, es decir el termino de prescripción, es el establecido en el artículo 1081 del Código de Comercio.

Como actividades previas al procedimiento, se debe tener en cuenta lo siguiente:

• El contrato en mención debe tener pólizas vigentes que amparan dicho suceso y en el momento del siniestro, es decir, cuando ocurre un suceso amparado en la póliza de seguros.

• Una vez ocurrido el siniestro o su conocimiento, el supervisor debe informar a la aseguradora la ocurrencia del mismo dentro de los tres (3) días en que lo hayan conocido o debido conocer, de conformidad con el artículo 1075 del Código de Comercio.

• El término de prescripción de las acciones según el artículo 1081 del Código de Comercio, es de dos (2) años y empezará a correr desde el momento en que el interesado haya tenido o debido tener conocimiento del hecho que da base a la acción.

• En el evento que se condene a pagar la aseguradora, la indemnización será pagadera en dinero, o mediante la reposición, reparación o reconstrucción de la cosa asegurada, a opción del asegurador, de conformidad con lo previsto en el artículo 1110 del Código de Comercio.

Sin perjuicio del carácter indemnizatorio y no sancionatorio del procedimiento administrativo de afectación de póliza, y en aras de garantizar el debido proceso tanto al garante como al contratista, se deberá agotar el procedimiento correspondiente.

Para más información ver GCOP06 Procedimiento de afectación de pólizas.

Los Mecanismos Alternativos de Solución de Controversias son herramientas de creación legal que le permiten a las partes solucionar sus diferencias de una forma ágil y rápida, puesto que no tienen que presentarlas ante los jueces competentes. Estos mecanismos son el arreglo directo, la conciliación, el arbitramento, la transacción y la amigable composición.

Por lo tanto resulta fundamental conocerlos, con el objetivo de implementarlos cuando sean un medio idóneo para solucionar las controversias o conflictos de las partes.

Arreglo Directo

El principio de arreglo directo forma uno de los pilares fundamentales bajo los cuales se edifica el Estatuto de Contratación de la Administración Pública. Su propósito consiste en someter las controversias o divergencias que se presentan en la ejecución y desarrollo de la actividad contractual a la solución de manera rápida, inmediatez y directa de las partes.

El arreglo directo propiamente dicho, es una metodología para la solución de controversias que implica la participación de la entidad estatal y el contratista o contratistas directamente interesados en la resolución del conflicto. Lo anterior implicará, como mínimo un espacio de hasta un mes, tiempo suficiente para que entre unos y otros se logre el establecimiento del objeto de la controversia, así como la negociación de esta.

Ante la inexistencia de un procedimiento específico para llevar a cabo el arreglo directo, la entidad a través del respectivo pliego de condiciones o documento equivalente o, inclusive, dentro del mismo contrato, determinara las pautas mínimas para que, ante el surgimiento de la controversia, las partes puedan arreglarlas directamente.

Dicho procedimiento deberá, en todo caso, ser respetuoso de los principios del debido proceso, legalidad, eficacia, celeridad y los demás que rijan el actuar de las entidades públicas, así como atender a las normas generales del procedimiento administrativo establecidas en la Ley 1437 de 2011, siempre que ellas resulten aplicables de acuerdo con la naturaleza del arreglo directo.

Es posible que luego de surtidas las etapas de negociación o conversaciones entre las partes interesadas surja un acuerdo que ponga fin a la controversia, frente a lo cual aquellas podrán suscribir, de resultar necesario o exigible, los documentos en los que se incluyan las condiciones de tal acuerdo, que a su turno podrán constituirse en títulos ejecutivos exigibles, según cumplan o no con los requisitos para su configuración.

De la forma que acoja el acuerdo al que lleguen las partes, luego de haberse surtido el procedimiento de arreglo directo, podrá surgir la suscripción de un contrato de transacción, siempre que los elementos constitutivos de este último se entiendan cumplidos.

Conciliación

De competencia exclusiva del comité de conciliación de la entidad, es el mecanismo alternativo de solución de controversias mediante el cual las partes acuden ante un conciliador, tercero neutral y calificado, para que las ayude a mediar y llegar a una solución de sus diferencias. De conformidad con el artículo 5 de la Ley 2220 de 2022 se puede clasificar en:

1. Extrajudicial en derecho y en equidad, la primera de ellas es la que se presenta cuando las partes deciden acudir a un centro de conciliación para que los ayuden a llegar a un acuerdo, la segunda ante conciliadores en equidad.

2. Judicial se origina en el trámite del proceso judicial, puesto que los jueces en el transcurso de las audiencias preguntaran a las partes si quieren conciliar y terminar así el proceso.

Al considerar que se trata de un mecanismo efectivo, la legislación colombiana establece, en ciertos casos, la obligatoriedad para las partes de acudir ante un conciliador y sólo si no llegan a un acuerdo podrán presentar sus peticiones ante un juez.

Arbitramento

En tanto se encuentre pactado en el contrato o negocio jurídico de naturaleza contractual, es un mecanismo alternativo de solución de controversias, mediante el cual las partes deciden llevar ante terceros (árbitros) sus diferencias para que estos decidan su solución y no acudir ante los jueces. Decidir acudir ante los árbitros se puede tomar con anterioridad al surgimiento de las discrepancias (clausula compromisoria) o cuando ya se presentaron (compromiso).

La cláusula compromisoria debe encontrarse pactada desde el contrato y, por lo tanto, desde los estudios previos, o en un contrato adicional Ley 1563 de 2012. Por ser acuerdos en los que se encuentra la Administración, siempre deben quedar pactados expresamente y por escrito.

Sus características son:

1. Es voluntario, al ser las partes las que deciden implementarlo.

2. Solo se aplica en casos específicos, donde se haya pactado la cláusula.

3. Es excepcional, los árbitros no pueden decidir sobre todos los temas.

Es importante señalar que el arbitramento no se puede implementar para solucionar conflictos generados de la interpretación unilateral, la modificación unilateral, la terminación unilateral y la caducidad, puesto que estos temas son inherentes a las facultades propias de la Administración, conocidas como facultades excepcionales, y deben ser conocidos por los jueces.

El contenido exigido para su perfeccionamiento es mínimo, identificación de forma clara y precisa de las partes y el contrato, al cual habrá de aplicarse o referirse la misma (Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Sentencia del 12 de agosto de 2013, Radicado 28730, consejero Ponente Mauricio Fajardo Gómez). Sin embargo, a pesar de no existir otros requisitos es recomendable aclarar las obligaciones sujetas a arbitramento, el tiempo máximo con el cual los árbitros gozan de competencia para solucionar el conflicto, la normatividad aplicable, los montos a pagar por los tribunales de arbitramento, y demás aspectos que se consideren fundamentales según el estudio previo.

La inclusión de estas cláusulas en los contratos estatales no se puede entender como la regla general, al contrario, deben evaluarse caso a caso su procedencia. Es por lo anterior que la Presidencia de la República (Directiva Presidencial Número 4 del 2018) y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado han señalado una serie de pautas en la materia con el objetivo de establecer lineamientos sobre la gestión del conocimiento, la gestión administrativa en materia contractual y una adecuada gestión de la defensa jurídica de los intereses del Estado, especialmente en lo relativo al arbitramento.

Para poder establecer una cláusula compromisoria o compromiso se debe contar con un concepto previo y favorable de la Dirección Jurídica o quien haga sus veces del Ministerio y es necesario justificarla dentro de los antecedentes (estudios previos) contractuales. Si se llegasen a generar dudas sobre la procedencia y/o alcance de la misma, se debe consultar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica.

Transacción

Establecida en el artículo 2469 y siguientes del código civil, aplicable por remisión del artículo 13 de la Ley 80 de 1993 y por disposición del fijada en el inciso 3 del artículo 60 de la Ley 80 de 1993, es un contrato que debe elevarse por escrito, donde las partes terminan extrajudicialmente un litigio pendiente o previenen uno eventual; esta figura como mecanismo de solución de controversias contractuales, logra un acuerdo entre las partes de manera directa, sin que se requiera un tercero para dirimir el conflicto.

Características del Contrato de Transacción:

1. Las partes lleguen a un acuerdo y cedan sus pretensiones, el cual para este caso se debe elevar por escrito.

2. Como todo contrato debe reunir los requisitos de las normas especiales, para que este tenga plena validez.

3. Las obligaciones del contrato de transacción son de obligatorio cumplimiento para ambas partes.

El contrato de Transacción tiene los siguientes efectos (Código Civil Colombiano):

1. Produce efectos de cosa juzgada, es decir, que sobre los mismos hechos no se pueden volver a discutir.

2. El contrato de transacción surte efecto únicamente entre los contratantes.

3. Si se estipula una pena o sanción pecuniaria contra el que deja de ejecutar la transacción, habrá lugar a hacer efectiva la pena o sanción, sin perjuicio de llevarse a cabo el cumplimiento de las obligaciones transadas.

No obstante, el uso de este método debe ser revisado y avalado por el comité de conciliación de la entidad.

Amigable Composición

Es un mecanismo de solución de conflictos donde un tercero imparcial e independiente calificado, es facultado por las partes para resolver una controversia de forma definitiva que ha surgido entre ellas, el cual se denomina amigable componedor. Esta figura se encuentra regulada por el artículo 59 y siguientes de la Ley 1563 de 2012.

Elementos de la Amigable Composición:

1. Debe existir un conflicto.

2. Se nombra un particular nombrado por las partes.

3. Las partes suscriben un acuerdo.

Características del Amigable Componedor:

1. La decisión que tomen el amigable componedor es de carácter obligatorio.

2. Es un mecanismo que permite resolver un conflicto de manera ágil.

3. El amigable componedor no tiene que ser abogado, puede ser un ciudadano en ejercicio, el cual no administra justicia.

El amigable componedor expide una decisión que es firmada por el amigable componedor y las partes. Sin embargo, la misma no es vinculante porque las partes si deciden no acogerla pueden acudir ante el juez. Siendo el único mecanismo que no es vinculante para las partes.

El Comité de Conciliación del Ministerio es el competente para decidir, caso a caso, sobre la procedencia de los mecanismos alternativos de solución de controversias. Es por esto que se recomienda justificar muy bien su utilización en los estudios previos, en especial el arbitramento, puesto que esto facilitará la decisión del Comité sobre su procedencia.

Para el Ministerio de Salud y Protección Social es fundamental que todos los servidores públicos, contratistas y colaboradores que tienen a su cargo la planeación, ejecución, seguimiento y control de la contratación de la entidad, tengan en sus manos herramientas de fácil comprensión para el ejercicio contractual diario, que permitan la ejecución optima de este proceso, en todo caso, en las políticas de operación de cada uno de los procedimientos de modificaciones, liquidaciones y cierres de expediente, proceso administrativo sancionatorio y procedimientos de afectación de pólizas se establecen lineamientos que deben ser aplicados aportando así a las buenas prácticas de la gestión contractual.

Por lo anterior, se presentan de manera sencilla algunas recomendaciones o acciones que deben tenerse en cuenta así.

1. Se recomienda a las áreas técnicas del Ministerio que realicen un análisis desde los estudios previos, de cuáles deben ser los informes, documentos y/o productos que cada contratista está obligado a entregar indicando su periodicidad, forma y número de copias o ejemplares. Esto con el fin de señalar los soportes que son estrictamente necesarios para la acreditación del cumplimiento de las obligaciones y/o para justificar un desembolso o pago, así como incentivar el suministro de información en medios magnéticos o electrónicos; optimizando de esta manera el proceso de liquidación, cierre o archivo de los expedientes contractuales, usando los aplicativos que se dispongan para el efecto, y a la vez dando cumplimiento a la directiva presidencial referente a la eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública amigable con el medio ambiente, garantizando la calidad, integridad, autenticidad y veracidad de la información.

2. En concordancia con lo señalado en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y en aplicación del literal c) del artículo 2.1.4.3.2.1 del Decreto 1600 de 2024, los proponentes de los procesos de selección adelantados por el Ministerio, en el término máximo de tres (3) días después del momento del vencimiento del término para la presentación de ofertas, deberán allegar documento a través de la plataforma Secop II, en el que informe sobre la existencia o no de situaciones de control de las que participen y, en particular, si son controlantes, controladas o comparten alguna de estas condiciones con otras personas que se encuentren participando en el mismo procedimiento de contratación. Para el caso de los proponentes plurales, deberán indicar si las personas que los conforman se encuentran en alguna de las situaciones descritas anteriormente.

3. El Ministerio examinará la existencia de las circunstancias antes descritas, con base en la información proporcionada por los oferentes y en la que reposa en los expedientes públicos registrados ante las Cámaras de Comercio, con el fin de prever la configuración de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993.

4. Cuando, en desarrollo del análisis mencionado se adviertan circunstancias que pudieran implicar afectaciones a la libertad de concurrencia o competencia, o a la pluralidad real de oferentes dentro del proceso de selección correspondiente, el Ministerio evaluará la necesidad de poner tales situaciones en conocimiento de los entes de control competentes y, de ser necesario, solicitar su acompañamiento preventivo.

5. A las diferentes dependencias del Ministerio se les recomienda radicar con suficiente antelación de tiempo (como mínimo el plazo establecido en el procedimiento), toda clase de solicitud de modificación. Lo anterior, teniendo en cuenta que el Grupo de Gestión Contractual debe llevar a cabo un proceso perentorio que incluye la revisión de la solicitud y la documentación aportada, realizar las observaciones frente a la misma, para posteriormente, cuando sean subsanadas y/o allegada documentación adicional, se realice la respectiva minuta.

6. Teniendo en cuenta que las modificaciones contractuales se realizan a través de las plataformas SECOP I, SECOP II y TVEC, es importante e indispensable que las dependencias que las solicitan, les recuerden a los contratistas para las modificaciones y en el caso de una cesión, al nuevo proveedor o contratista, deben tener a la mano el usuario y la clave con los cuales se registró en dichas plataformas para evitar demoras y retrasos en la consecución y trámite de la correspondiente modificación.

7. Atendiendo a que los contratos inician su ejecución con la aprobación de la póliza, la expedición del registro presupuestal y otros con acta de inicio, el supervisor y/o interventor deberá instar a los contratistas para que carguen las garantías solicitadas en el contrato en la plataforma SECOP II dentro de los términos pactados, con la finalidad de iniciar la mayor brevedad el contrato o negocio jurídico de que se trate.

8. En atención a la Circular Externa No. 1 - agosto 22 de 2019, y el uso obligatorio de SECOP II, los usuarios son responsables de las actuaciones efectuadas en la plataforma, en consecuencia, deben tratar con reserva la información de su cuenta y contraseña, la autenticación en el SECOP II con el nombre de usuario y la contraseña es una firma electrónica en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y las normas que lo reglamentan.

9. Se recomienda a los supervisores y/o las diferentes áreas, instar progresivamente a los contratistas, para que acepten como medio válido de notificación un correo electrónico, con el fin de notificar de manera electrónica al contratista de las diferentes actuaciones contractuales.

10. Utilizar las mesas de trabajo como mecanismos de consulta y asesoría para agilizar los asuntos contractuales que deban ser tramitados para satisfacción de la necesidad de la entidad.

11. Para que los interesados, al solicitar certificaciones contractuales que le sean expedidas de forma inmediata, deben usar el aplicativo de Certificaciones en Línea del Ministerio, el cual está dispuesto en la SALUDNET o la plataforma que se designe, en el link de Gestión de la Contratación, las cuales cuentan con firma electrónica. Si la certificación versa sobre contratos celebrados con el Ministerio de Salud y Protección Social anteriores a noviembre de 2011, esta se podrá solicitar directamente al Grupo de Gestión Contractual bajo los plazos correspondientes mencionados en este manual.

12. Para los trámites contractuales de que se trate, deben usarse los formatos adoptados por el Sistema Integrado de Gestión (SIG), y en especial se aconseja que se revisen dichos formatos periódicamente para conocer las actualizaciones que hayan tenido. Por lo tanto, cada vez que sea necesario su uso, deberán ser descargados directamente del portal SALUDNET o la plataforma que la reemplace, cada vez que se requieran.

13. Cuando el supervisor de un contrato suscrito por el Ministerio, perciba o denote por parte del contratista alguna dificultad en la consecución del objeto y obligaciones contractuales (sin que implique grave incumplimiento en la ejecución), puede acudir a establecer planes de mejoramiento, como un instrumento mediante el cual el supervisor y el contratista llegan a los acuerdos administrativos que sean necesarios para sobrellevar tales dificultades, a fin de evitar un posible proceso de incumplimiento y en especial para satisfacer la necesidad para la cual fue contratado.

14. Se recuerda a los supervisores, interventores y contratistas del Ministerio la importancia de que el expediente contractual esté debidamente integrado. Para esto es necesario que al radicar las cuentas de cobro y/o trámites de modificaciones contractuales se carguen los documentos solicitados: informes de pago, memorando de remisión, los formatos establecidos para los pagos parciales y/ o finales y para las modificaciones, las facturas, copia de los soportes de pagos a seguridad social en salud, y los entregables, soportes o productos pactados en la plataforma SECOP II y TVEC.

15. Los contratistas informarán, en caso de proceder, de manera clara, oportuna y suficiente al supervisor del contrato de sus demás actividades privadas económicas y/o personales que puedan implicar un eventual conflicto de interés con respecto al cumplimiento de alguna de las obligaciones pactadas, de tal manera que se evite la materialización de riesgos de corrupción en la ejecución de los contratos suscritos por el Ministerio de Salud y Protección Social.

16. En los procesos de mínima cuantía en grandes superficies, el área técnica verificará que los bienes se encuentren disponibles para compra antes de que el Grupo de Gestión Contractual proceda a realizar la orden en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

17. En todo caso, el Ministerio de Salud y Protección Social, garantiza la aplicación de las guías y manuales definidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, para la definición de criterios que permitan garantizar la pluralidad de oferentes. En consecuencia, en los documentos del proceso se dejará constancia, que en su estructuración se tuvieron en cuenta las prácticas recomendadas por dicha agencia.

Versión 4

• Manual de Contratación V4

Versión 3

• Manual de Contratación V3
  
• Glosario Manual de Contratación V3

Versión 2

• Manual de Contratación V2
• Glosario Manual de Contratación V2

Versión 1

• Manual de Contratación V1
• Glosario Manual de Contratación V1