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Ministerio de Salud y Protección Social

Afiliación Colectiva
Protección social

Afiliación Colectiva

Información para el trámite de solicitud de autorización - Afiliación colectiva de trabajadores independientes por medio de agremiaciones y asociaciones. 
 
Los Decretos 3615 del 10 de octubre de 2005 y 2313 del 12 de julio de 2006 regulan el proceso por el cual las asociaciones y agremiaciones interesadas solicitan autorización para la afiliación colectiva de sus miembros independientes al Sistema General de Seguridad Social Integral.  Los requisitos que se deben cumplir están expresos en la norma y los relacionamos así:
 
1. Solicitud del representante legal, la cual deberá precisar a qué Subsistema de Seguridad Social se afiliarán de manera colectiva sus trabajadores independientes miembros". Artículo 3° del Decreto 2313 del 2006.
 
2. Estar legalmente constituida.
 
3. Copia del documento de reconocimiento de la personería jurídica en la que conste que es una entidad de derecho privado sin ánimo de lucro, constituida legalmente como mínimo con un (1) año de antelación, contado a partir de la fecha de presentación de la solicitud de autorización prevista en el artículo anterior y que durante ese año ha desarrollado el mismo objeto social. Numeral 7.1 del artículo 7° del Decreto 3615 de 2005 modificado por el artículo 3° del Decreto 2313 de 2006.
 
4. Características de la entidad; como asociación o como agremiación según lo definido en el articulo 2° del Decreto 3615 de 2005.
 
5. Copia de los estatutos de la entidad. Numeral 7.4 del artículo 7° del Decreto 3615 de 2005 modificado por el artículo 3° del Decreto 2313 de 2006. Establecer dentro de sus Estatutos, como uno de sus objetivos, el servicio de afiliación colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral. Numeral 7.7 artículo 3° del Decreto 2313 de 2006. (Exceptuadas las congregaciones religiosas, Parágrafo 1° del artículo 6° del Decreto 2313 de 2006.)
 
6. Reglamento interno de la agremiación con los siguientes puntos; Numeral 7.5 del artículo 7° del Decreto 3615 del 2005 modificado por el artículo 3° del Decreto 2313 de 2006.
 
a) Procedimiento expreso por el cual el afiliado independiente informe respecto de su afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral a la asociación para efectos del ajuste permanente de la reserva o fondo de garantía y para asumir los valores que correspondan en virtud de la garantía individual de sus afiliados.
 
b) Definir claramente los deberes así como los derechos de la agremiación frente a los afiliados y de estos ante la agremiación y de los dos frente a las Administradoras y al Sistema General de Seguridad Social Integral
 
c) Procedimiento para expedir los certificados que requiere el afiliado o asociado para afiliarse al Sistema General de Seguridad Social Integral (libre elección de EPS y AFP) en los términos de la normatividad vigente.
 
d) Fomentar la afiliación y asesorar a sus afiliados y beneficiarios para garantizar la efectividad de sus derechos, de la afiliación y del pago de las prestaciones económicas.
 
e) En el evento que los afiliados entren en mora en el pago de aportes, las agremiaciones o asociaciones deberán pagar las cotizaciones con cargo a la reserva especial de garantía mínima. Si se agotara dicha reserva, el Ministerio de la Protección Social cancelará la autorización a la agremiación o asociación. f) Pagar con recursos de la reserva especial de garantía mínima, las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral cuando el afiliado se encuentre en mora.
 
7. De la reserva
 
a) Contar con una reserva o fondo especial de garantía mínima de 300 salarios mínimos legales mensuales vigentes, para los primeros 500 afiliados, valor exigido por la norma para el 2007: $130.110.000,oo
 
b) Por cada afiliado adicional al número mínimo definido en el presente artículo, deberán prever permanentemente, el valor de las cotizaciones de dos (2) meses a cada uno de los Sistemas de Seguridad Social Integral a los que se encuentren afiliados de manera colectiva.
 
8. Acreditar un patrimonio mínimo de 300 salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin incluir la reserva especial de garantía mínima prevista en el artículo 9° del presente decreto. Numeral 7.10 artículo 3° del Decreto 2313 de 2006.
 
9. Acreditar mediante certificación expedida por el revisor fiscal, contador o representante legal según corresponda, la constitución de la reserva especial de garantía mínima de que trata el artículo 9° del Decreto 3615 del 2005 modificado por el artículo 3° y 5° del Decreto 2313 de 2006.
 
10.Certificación expedida por la entidad financiera en la que conste la inversión de los recursos de la reserva especial de garantía mínima, la cual deberá contener además, el nombre y NIT de la agremiación o asociación, el número de la cuenta, el valor y la destinación de la misma. Numeral 7.8 artículo 3° del Decreto 2313 de 2006. Los recursos de esta reserva especial de garantía mínima, deberán constituirse en entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera e invertirse en instrumentos de alta seguridad, liquidez y rentabilidad de manera que pueda atenderse en forma oportuna la garantía.
 
Cuando los recursos de la reserva especial de garantía mínima se inviertan en cuenta de ahorro, estos deberán estar consignados en una sola cuenta que registre la totalidad de la reserva de acuerdo con el número de afiliados y el valor, dependiendo de cada uno de los Sistemas de Seguridad Social Integral a los que se encuentren afiliados los trabajadores independientes de manera colectiva. Los rendimientos financieros de la reserva especial de garantía mínima, de que trata el presente artículo deberán destinarse para el fortalecimiento de la misma.
 
11. Presentar actualizados los estados financieros de la entidad, donde se refleje la reserva especial como un rubro de destinación específica y exclusiva para el pago de las cotizaciones de sus trabajadores independientes afiliados. Numeral 7.9 artículo 3° del Decreto 2313 del 2006.
 
12. De los afiliados
 
a) Contar, por lo menos, con 500 afiliados. Numeral 7.2 del artículo 7° del Decreto 3615 del 2005 modificado por el artículo 3° del Decreto 2313 del 2006, (exceptuadas las congregaciones religiosas), se entiende que no cumple dicho numero cuando en el termino de dos años continuos no tiene el numero de 2.000 afiliados requeridos.
 
b) Listado actualizado de afiliados activos que deberá contener: nombre completo, identificación, ciudad, dirección de residencia, número de teléfono, fecha de afiliación a la asociación o agremiación, ingreso base de cotización, monto de la cotización, nombre de las entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral a las que se encuentren afiliados o se vayan a afiliar, discriminando cada uno de los Sistemas de Seguridad Social Integral. Numeral 7.3 del artículo
 
7° del Decreto 3615 del 2005 modificado por el artículo 3° del Decreto 2313 del 2006.
 
c) Además si desean voluntariamente afiliarse a riesgos profesionales se requiere estar afiliado a salud y pensiones.
 
d) Potencial de afiliación para los dos años iniciales y cumplidos los mínimos requeridos, proyección de afiliación por cada año subsiguiente.
 
Tener 2.000 afiliados en un período no superior a dos (2) años, contados a partir de la fecha de la autorización a que se refiere el artículo 6° del presente decreto". Numeral 8.15 artículo 4° del Decreto 2313 de 2006.
 
Una vez recibidos los soportes que se deben ajustar a las exigencias de la norma, la Dirección General de Seguridad Económica y Pensiones, ha sido designada mediante la Resolución de delegación de funciones número 004087 del 2005, para hacer el respectivo estudio y emitir un concepto técnico, financiero, jurídico y administrativo que servirá de soporte para el correspondiente acto administrativo de aprobación o negación de la solicitud de autorización, dentro de los términos legales que le competen.
 
Las agremiaciones que han obtenido autorización por parte de esta institución para la afiliación colectiva de trabajadores independientes a través de agremiaciones y asociaciones al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales (si es agremiación), se esta publicando periódicamente en la página Web del Ministerio, de acuerdo al Decreto 3615 del 10 de octubre del 2005 que dispone: “... las entidades administradoras deberán verificar mensualmente, la existencia y permanencia de las agremiaciones o asociaciones en el registro que deberá mantener actualizado el Ministerio de la Protección Social”.
 
Finalmente recalcamos que no se puede ejercer la función de afiliación colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral de trabajadores independientes, sin obtener antes la autorización expedida por este Ministerio.
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