En ejercicio del Principio de Transparencia, este espacio tiene a disposición de la ciudadanía, información sobre la Gestión Documental del Ministerio Salud y Protección Social, que incluye el Programa de Gestión Documental, el Cuadro de Clasificación Documental, las Tablas de Retención Documental y los Inventarios Documentales; instrumentos que fortalecen la gestión administrativa de la entidad, y garantizan el acceso a los documentos e información pública.
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta el destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
| Programa de Gestión Documental (PGD) |
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El Programa de Gestión Documental del Ministerio de Salud y Protección Social tiene como propósito orientar a la Entidad en normalizar y racionalizar las fases y procedimientos, tales como producción, recepción, envío, distribución, trámite, organización, consulta, preservación, conservación, custodia y disposición final de los documentos. 23513
| Tablas de Retención Documental (TRD) |
Tablas de Retención Documental (TRD) – 2023
En este espacio se publican las Tablas de Retención Documental (TRD) vigentes y aprobadas por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, es preciso indicar que las mismas tendrán aplicación a partir del trece (13) de febrero de 2024 según Resolución Interna No 216 de 2024. En el archivo adjunto se encuentran consolidadas las TRD de cada una de las dependencias del Ministerio.
Tablas de Retención Documental (TRD) – 2019
Se publican las Tablas de Retención Documental (TRD) para el cierre de aplicabilidad de las Transferencias Primarias de las vigencias 2019 hasta el 2023.
Tablas de Retención Documental (TRD) – 2015 al 1er. Semestre de 2019
Se publican las Tablas de Retención Documental (TRD) anteriores para el cierre de aplicabilidad de las Transferencias Primarias 1er. semestre de 2019.
Eliminación de documentos
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En cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Salud y Protección Social requiere eliminar la serie documental: tutelas correspondientes a los años 1999 a 2011 del archivo de la entidad, la cual según las Tablas de retención Documental aprobadas por el ente rector, mediante Resolución 0277 de 2009, ha finalizado el tiempo de retención en el archivo central y por lo tanto son susceptibles de este procedimiento.
| Cuadro de clasificación documental |
El cuadro de clasificación es la estructura jerárquica y lógica que permite la identificación y agrupación de los documentos producidos por el Ministerio del Ministerio de Salud y Protección Social en ejercicio de sus funciones.
| Inventario documental - Transferencias Primarias |
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
| Inventario documental - Entidades liquidadas |
Transferencias secundarias al Archivo General de la Nación
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Es la operación de traslado de Documentos históricos al Archivo general de la Nación.
| Transferencias documentales |
Es la operación de traslado de expedientes cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica, mientras prescribe el término de permanencia.
| Tablas de Valoración Documental (TVD) |
Se publican en este espacio las Tablas de Valoración Documental (TVD), vigentes y aprobadas por el Comité de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Salud y Protección Social.
| Resolución 00004266 de 20 de octubre de 2015 |
Por el cual se adopta las políticas de Gestión
Documental y el Plan Institucional de Archivos- PINAR-, se actualiza y aprueba
el Programa de Gestión Documental –PGD -, las Tablas de Retención y las
Tablas de Valoración Documental del Ministerio de Salud y protección Social
| Plan Institucional de Archivo (PINAR) |
| Política de Gestión Documental |
| Banco Terminológico MSPS |
Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.
| Modelo de requisitos MOREQ |
El Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, se encuentra establecido en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Éste es un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de las entidades.
| Tablas de Control de Acceso |
Instrumento archivístico para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.
| Sistema Integrado de Conservación - SIC |
Documento que contiene los lineamientos técnicos para la conservación y/o preservación adecuada de los documentos de archivo, garantizando su consulta, acceso y uso.
Documento que permite evidenciar el estado actual de la
gestión documental en la entidad y establece nuevas
estrategias encaminadas a la optimización de los procesos y servicios que
actualmente ofrece el archivo de la entidad.
Lineamientos de correspondencia y archivo de comunicaciones digitales oficiales producidas y recibidas durante la Emergencia Económica, Social y Ecológica por Covid19 del Ministerio de Salud y Protección Social
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Documento que permite dar a conocer los lineamientos para el manejo de comunicaciones oficiales producidas y recibidas durante la Emergencia Económica, Social y Ecológica por Covid-19 en el Ministerio de Salud y Protección Social, los cuales contienen las buenas prácticas en materia de administración de documentos, con el fin de garantizar la conservación, integridad y resguardo de los expedientes.
Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo (SGDEA)
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Manuales
Tutoriales en vídeo (Capacitaciones)
Actas de asistencia