En ejercicio del Principio de Transparencia, este espacio tiene a disposición de la ciudadanía, información sobre la Gestión Documental del Ministerio Salud y Protección Social, que incluye el Programa de Gestión Documental, el Cuadro de Clasificación Documental, las Tablas de Retención Documental y los Inventarios Documentales; instrumentos que fortalecen la gestión administrativa de la entidad, y garantizan el acceso a los documentos e información pública.
Gestión Documental
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Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta el destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Programa de Gestión Documental (PGD)
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El Programa de Gestión Documental del Ministerio de Salud y Protección Social tiene como propósito orientar a la Entidad en normalizar y racionalizar las fases y procedimientos, tales como producción, recepción, envío, distribución, trámite, organización, consulta, preservación, conservación, custodia y disposición final de los documentos.
Tablas de Retención Documental (TRD)
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Tablas de Retención Documental (TRD) – 2023
En este espacio se publican las Tablas de Retención Documental (TRD) vigentes y aprobadas por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, es preciso indicar que las mismas tendrán aplicación a partir del trece (13) de febrero de 2024 según Resolución Interna No 216 de 2024. En el archivo adjunto se encuentran consolidadas las TRD de cada una de las dependencias del Ministerio.
Tablas de Retención Documental (TRD) – 2019
Se publican las Tablas de Retención Documental (TRD) para el cierre de aplicabilidad de las Transferencias Primarias de las vigencias 2019 hasta el 2023.
Tablas de Retención Documental (TRD) – 2015 al 1er. Semestre de 2019
Se publican las Tablas de Retención Documental (TRD) anteriores para el cierre de aplicabilidad de las Transferencias Primarias 1er. semestre de 2019.
| Eliminación de documentos |
En cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Salud y Protección Social requiere eliminar la serie documental: tutelas correspondientes a los años 1999 a 2011 del archivo de la entidad, la cual según las Tablas de retención Documental aprobadas por el ente rector, mediante Resolución 0277 de 2009, ha finalizado el tiempo de retención en el archivo central y por lo tanto son susceptibles de este procedimiento.
| Cuadro de clasificación documental |
El cuadro de clasificación es la estructura jerárquica y lógica que permite la identificación y agrupación de los documentos producidos por el Ministerio del Ministerio de Salud y Protección Social en ejercicio de sus funciones.
| Inventario documental - Transferencias Primarias |
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
| Inventario documental - Entidades liquidadas |
Transferencias secundarias al Archivo General de la Nación
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Es la operación de traslado de Documentos históricos al Archivo general de la Nación.
| Transferencias documentales |
Es la operación de traslado de expedientes cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica, mientras prescribe el término de permanencia.